Etapy wdrożenia GPM w organizacji – Metodyka PRiSM™

Etapy wdrożenia GPM w organizacji – Metodyka PRiSM™

Druga część cyklu artykułów dot. wdrożenia GPM w organizacji.

Etapy wdrożenia GPM w organizacji – Metodyka PRiSM™

Wdrożenie idei zrównoważonego rozwoju w organizacji ma m.in. na celu wypracowanie nowego modelu zarządzania projektami.  Odbywa się ono przez wprowadzenie zasad i dobrych praktyk wspierających zrównoważone rozwiązania w obszarach zmian strategicznych i procesowych. W rezultacie, rozwój ekonomiczny wiąże się z bardziej pozytywnym oddziaływaniem na społeczeństwo i środowisko naturalne. Drugim etapem wdrożenia Green Project Management, po przeprowadzeniu oceny aktualnej sytuacji w oparciu o model Ocena PSM3™, jest oparcie kultury zarządzania projektami o Metodykę PRiSM™.

Czym jest metodyka PRiSM™?

Metodyka PRiSM™ (Projects integrating Sustainable Methods) została opracowana przez GPM Global jako zrównoważone i kompleksowe podejście do realizacji projektu. Dostarcza narzędzi oraz procedur wspierających zarówno zarządzanie potrzebą zrównoważenia ograniczonych zasobów, jak i społeczną odpowiedzialność za osiągnięcie trwałych, przyjaznych środowisku rezultatów projektu. Integruje zrównoważony rozwój z ogólnie przyjętymi praktykami zarządzania projektami.

Jest w pełni kompatybilna z akceptowanymi na całym świecie standardami, takimi jak: ISO 21500, ISO 14001, ISO 26000, ISO 50001 i ISO 9001. Głównym celem przyświecającym idei GPM jest zmniejszenie negatywnego wpływu na środowisko, społeczeństwo i skutki gospodarcze we wszystkich rodzajach projektów, przy jednoczesnym osiąganiu celów biznesowych. Na te wszystkie potrzeby odpowiada właśnie metodyka PRiSM™.

Korzyści z łączenia zarządzania projektami ze zrównoważonym rozwojem

PRiSM™ kładzie nacisk na strategiczny aspekt projektów poprzez wykorzystanie istniejących procesów i systemów w organizacji do zapewnienia korzyści w wielowymiarowym ujęciu. Jednocześnie metodyka ta dba o zachowanie równowagi na poziomie procesów i produktów w organizacji.

Omawiany model zarządzania projektami oparto o flagowy dla GPM Global Standard P5 – The GPM® P5™ Standard for Sustainability in Project Management V1.5, o którym pisaliśmy tutaj. Dostarcza on wskazówek, jak oraz dlaczego warto wdrożyć do codziennej pracy firmy i organizacji działania, których efektem będzie zrównoważony rozwój. Zawiera wytyczne dotyczące integracji ludzi (People), planety (Planet), dobrobytu (Prosperity), procesu (Process) i produktu (Product) z działaniami projektowymi. Dzięki temu zastosowanie metodyki PRiSM™ dodatkowo skutecznie zmniejsza ryzyko na poziomie projektu z perspektywy środowiskowej, społecznej i ekonomicznej, jednocześnie rozszerzając zakres korzyści, jakie można uzyskać.

Co odróżnia PRiSM™ od innych metodyk?

Kluczową różnicą w stosunku do tradycyjnych podejść jest wspomniany wcześniej model maksymalizacji wartości, który koncentruje się na całym cyklu życia aktywów. Metodyka bowiem wykracza poza typowy model cyklu życia projektu. Pięciofazowe podejście obejmuje planowanie przedprojektowe, przyjęcie i integrację produktu/usługi, a także realizację korzyści.

Wśród elementów charakterystycznych dla metodyki PRiSM™ znajdują się ponadto:

  1. Business case, czyli uzasadnienie biznesowe

W przedsięwzięciach realizowanych zgodnie z metodyką PRiSM™ bardzo dużo uwagi poświęca się fazie planowania przedprojektowego. Dlatego w uzasadnieniu biznesowym powinno znaleźć się starannie przemyślane i udokumentowane wyjaśnienie, dlaczego właśnie ten konkretny projekt jest preferowany w stosunku do innych oraz w jaki sposób wspiera on strategię organizacji finansującej/sponsora. Informacje zawarte w tym dokumencie powinny być zatem wystarczające do podjęcia pozytywnej decyzji dotyczącej finansowania projektu.

  1. Analiza wpływu P5

Analiza wpływu w oparciu o Standard P5 musi zostać wykonana dla każdego projektu realizowanego zgodnie z ideą Green Project Management. Dokument ten jest podsumowaniem kroków, które zostaną podjęte przez zespół projektowy w celu zarówno zmniejszenia negatywnego wpływu przedsięwzięcia w kontekście zrównoważonego rozwoju, jak i zwiększenia pozytywnych korzyści płynących z jego realizacji. Głównym celem tego dokumentu jest bowiem zapewnienie, aby członkowie zespołu projektowego i inni kluczowi interesariusze pozostawali wyczuleni na kwestie związane z oddziaływaniem na społeczeństwo i środowisko naturalne.

  1. Dokument dotyczący wymagań

Dokument zawiera opis zewnętrznych widocznych funkcji i atrybutów produktów, których dostarczy realizowany projekt. Powinien zostać zweryfikowany pod kątem uzasadnienia biznesowego, aby zapewnić, że określone wymagania są zgodne z celami przedsięwzięcia. Warto zwrócić uwagę na to, że dokument wymagań jest potrzebny przez cały cykl trwania projektu – od fazy projektowania, przez fazę testowania aż po proces weryfikacji. Dostarcza on bowiem informacji, które pozwolą interesariuszom zrozumieć, jakie będą rezultaty projektu bez definiowania sposobu ich osiągnięcia.

  1. Dokument projektowy

Dokument projektowy opisuje fizyczne aspekty tworzenia rezultatów realizowanych projektów. Dla złożonych produktów, może istnieć wiele poziomów projektowania, takich jak projekt koncepcyjny, a następnie projekt szczegółowy. Podobnie jak dokument wymagań, dokument projektowy jest aktualizowany przez cały cykl trwania przedsięwzięcia.

  1. Plan zarządzania zrównoważonym rozwojem

W planie zarządzania zrównoważonym rozwojem (Sustainability Management Plan – SMP) znajduje się dokumentacja wszystkich aspektów zrównoważonego rozwoju, które uwzględnia realizowany projekt. SMP opisuje, w jaki sposób zespół zarządzający projektem planuje zrównoważyć konflikty potrzeb – odpowiedzialności biznesowej, środowiskowej i społecznej. Zwykle organizacje tworzą plan zarządzania na poziomie wykonawczym oraz osobny dla każdego projektu.

  1. Kryteria sukcesu projektu

Kryteria sukcesu projektu w metodyce PRiSM™ różnią się od tradycyjnych rozpatrywanych w kategoriach osiągania zamierzonych celów biznesowych przy możliwie najkorzystniej zagospodarowanych zasobach ludzkich oraz finansowych, a na dodatek w wyznaczonych ramach czasowych. W metodyce PRiSM™ zwraca się uwagę na to, że każdy projekt jest inny, a dla każdego interesariusza sukces oznacza coś innego. Dlatego zrezygnowano z pytania: „czy ten projekt był sukcesem?” na rzecz: „jak udany był ten projekt w każdym uwzględnionym aspekcie?”. Kryteria oceny oparto o format strukturalny. Wszystkie projekty powinny mieć co najmniej cztery miary sukcesu zarządzania projektami – po jednym dla każdego kosztu, harmonogramu i zakresu oraz dla zadowolenia interesariuszy. Jednym z aspektów zadowolenia interesariuszy jest osiągnięcie celów zrównoważonego rozwoju w trakcie projektu.

Podsumowanie

Metodyka PRiSM™ została opracowana, aby zarówno podejście do zarządzania projektami, jak i wyniki projektu, były zrównoważone. Może być stosowana w dowolnym sektorze i  organizacji. Postępując zgodnie z cyklem życia i dostarczając kluczowe produkty zgodnie z zasadami zawartymi w podejściu PRiSM™, możliwe jest zidentyfikowanie, zmierzenie i zarządzanie oddziaływaniami założeń projektu, a przewidywane korzyści mogą zostać osiągnięte.

Wiele elementów z metodyki PRiSM™ może znaleźć odzwierciedlenie w tradycyjnych podejściach do zarządzania projektami, z których czerpali jej twórcy. Kluczowymi czynnikami różnicującymi są analiza wpływu w ramach Standardu P5 oraz plan zarządzania zrównoważonym rozwojem. To właśnie połączenie tych dwóch elementów ze sprawdzonymi praktykami z tradycyjnych metod zarządzania projektami umożliwia otrzymanie trwałych rezultatów w zrównoważony sposób w kontekście biznesowym, środowiskowym i społecznym.

Zintegrowane podejście GPM (Green Project Management) zostało stworzone przez międzynarodową organizację GPM Global. Jej misją jest zwiększanie świadomości w zakresie odpowiedzialnego zarządzania projektami z uwzględnieniem zasad zrównoważonego rozwoju na globalną skalę. Działania te prowadzone są poprzez sieć partnerów z ponad 145 krajów. Pm2pm jest jedynym w Polsce akredytowanym partnerem GPM. Prowadzimy szkolenia wprowadzające w tematykę zarządzania projektami w oparciu o zrównoważony rozwój oraz przeprowadzamy profesjonalną usługę oceny w modelu PSM3™. Zapraszamy do kontaktu oraz zapoznania się z naszą oferta szkoleniową z zakresu Green Project Management – zobacz szkolenia.