Coraz więcej firm decyduje się wprowadzać zwinne metodyki zarządzania projektami, ale co to dla nich oznacza?
Nieustanne zmiany oczekiwań, harmonogramów, rosnące koszty i frustracja każdej ze stron, to niestety codzienność w wielu projektach. Nic dziwnego, że przedsiębiorstwa i organizacje poszukują nowych narzędzi, które usprawnią realizację oraz podniosą efektywność prowadzonych działań. Metody i techniki Agile cieszą się rosnącą popularnością, ponieważ odpowiadają na współczesne potrzeby i problemy środowiska biznesowego.
Dlaczego Agile?
Tradycyjne (tzw. kaskadowe – od ang. waterfall) podejścia do zarządzania projektami zakładają wykonywanie poszczególnych zadań w dokładnie określonych i wcześniej zaplanowanych etapach. Na cały proces, czyli cykl życia projektu składają się kolejno: inicjacja, planowanie, realizacja, zamknięcie. Wszystko to przy określonych zasobach i w ustalonych ramach czasowych. Prowadzenie projektów zgodnie z popularnymi standardami i metodykami takimi jak np. PMI, Prince2 czy IPMA jest powszechne. Tradycyjne narzędzia są rozwijane i z sukcesem implementowane do realizacji przedsięwzięć na całym świecie. Jednakże, istnieją takie branże i projekty, które potrzebują innych, bardziej elastycznych rozwiązań. Z pomocą przychodzą tzw. zwinne metody w zarządzaniu projektami (ang. Agile methods), zwane również iteracyjno-przyrostowymi.
Podstawowe założenia filozofii zwinności (ang. Agility) wywodzą się z dziedzin programistycznych. Zostały niejako sformalizowane w 2001 roku i zaprezentowane w formie tzw. Manifestu Zwinnego Wytwarzania Oprogramowania. Jego treść brzmi:
„Odkrywamy nowe metody programowania dzięki praktyce w programowaniu i wspieraniu w nim innych. W wyniku naszej pracy, zaczęliśmy bardziej cenić:
Ludzi i interakcje od procesów i narzędzi
Działające oprogramowanie od szczegółowej dokumentacji
Współpracę z klientem od negocjacji umów
Reagowanie na zmiany od realizacji założonego planu.
Oznacza to, że elementy wypisane po prawej są wartościowe, ale większą wartość mają dla nas te, które wypisano po lewej.”
Manifest stanowi podwaliny współczesnego myślenia o realizacji projektów w duchu Agile. Stawia na pogłębioną współpracę z klientem i pracę zespołową, weryfikację wymagań i zakresu oraz poddawania ich wielokrotnym testom i modyfikacjom. Iteracyjne planowanie i testowanie umożliwiają nieustanne zwiększanie efektywności przy zachowaniu elastyczności pracy. To sprawia, że zwinne metody z powodzeniem znajdują zastosowanie w projektach charakteryzujących się dużym stopniem niepewności, nieustannie zmieniającymi się wymaganiami, a także tych, które obarczone są dużym ryzykiem. Takie podejście do realizacji przedsięwzięcia sprawdza się szczególnie dobrze w projektach o sztywnym budżecie lub terminie zakończenia. Jednakże techniki Agile’owe mogą być wykorzystywane w praktycznie każdej branży – wszędzie tam, gdzie zaistnieje taka potrzeba.
Korzyści z wprowadzenia zwinnych metod w zarządzaniu projektami
Bez wątpienia wprowadzenie metod zwinnych do zarządzania projektami zyskało w ostatnich latach wielu zwolenników. Coraz częściej nie mówi się już tylko o tym, czym jest Agile, ale prezentowane są rezultaty i wymierne korzyści. Te drugie są ściśle powiązane z realizowaniem podstawowych założeń Manifestu. Do najczęściej wymienianych zalet prowadzenia projektów zgodnie z filozofią Agile należą: przyspieszenie dostarczenia rozwiązania oraz możliwość dostosowywania produktu do zmieniających się warunków, odnosząca się to takich zagadnień jak:
- Uniwersalność i funkcjonalność – zwinne metody są z powodzeniem stosowane w praktycznie każdej branży i obszarze działalności firmy. Implementacja nie przebiega w oparciu o obszerne podręczniki tak jak w przypadku wielu tradycyjnych metod. Zgodnie z filozofią Agile dużo więcej warte są jasne i proste wytyczne przygotowane przez praktyków z wieloletnim doświadczeniem.
- Elastyczność – przejawiająca się w możliwości zarządzania zmieniającymi się priorytetami i dostosowywaniem produktu do zmieniających się warunków. Agile wyznacza ramy i ogólne wytyczne, dzięki którym zarządzanie zmianą przebiega efektywnie. Ponadto, metody oparte na filozofii Agile również bardzo dobrze współpracują z istniejącymi już procesami w organizacji. Dlatego nie ma przeszkód, by łączyć je z tradycyjnymi metodami zarządzania projektami.
- Komunikacja – Agile stawia nacisk na ścisłą współpracę zarówno wewnątrz zespołu projektowego, jak i z interesariuszami. Dzięki doskonałej komunikacji każda ze stron ma dostęp do informacji na temat aktualnych postępów, problemów oraz już dostarczonych rozwiązaniach. Natomiast praca zespołowa i tworzenie zespołów samoorganizujących się zwiększa ich produktywność.
- Doskonalenie i wzrost jakości dostarczanych rozwiązań – nieustanne doskonalenie poprzez szukanie i wdrażanie usprawnień oraz koncentracja na identyfikacji i rozwiązywaniu problemów, to podstawy filozofii Agile. Sprawdzanie i testowanie rozwiązań w procesie wytwórczym pozwala zespołom pracować szybciej i efektywniej. Im dokładniejszy proces inspekcji i adaptacji, tym wyższa jakość dostarczanych rozwiązań.
- Szybsza realizacja projektu – planowanie prac projektowych w iteracjach sprawia, że działające elementy rozwiązania dostarczane są „w częściach”. To podejście daje szansę otrzymania informacji zwrotnej od odbiorców. Znajomość aktualnych potrzeb klientów pozwala dokonania na ich podstawie szybkiej modyfikacji. W projektach prowadzonych z użyciem zwinnych metod dostarczenie działających, wysokiej jakości rozwiązań na czas jest dużo prostsze.
Więcej na temat implementacji zwinnych metod w zarządzaniu projektami będzie można dowiedzieć się biorąc udział w drugiej odsłonie warsztatów, które przygotowaliśmy w ramach Kampusu Zarządzania Projektami pm2pm. Szkolenie „Agile – methods and mindset” poprowadzi trener Łukasz D. Sienkiewicz. Zarówno jako pasjonat, jak i ekspert zwinnego podejścia w zarządzaniu projektami, Łukasz od ponad 10 lat pomaga organizacjom i Liderom Projektów w prawidłowym zrozumieniu, wdrożeniu i czerpaniu korzyści z działania zgodnie z wytycznymi Manifestu Programowania Zwinnego. Jako członek zarządu IPMA Polska, aktywnie wspiera rozwój zarządzania projektami w Polsce.
Warsztatowa formuła szkolenia pozwoli na zrozumienie tego co kryje się za myśleniem w kategoriach zwinności (ang. Agile mindset), a także praktyczne poznanie zasad i zalet stosowania Agile’a w zarządzaniu projektami, jak i przede wszystkim da odpowiedź na pytanie kiedy używać metod Agile’owych w zarządzaniu projektami, tak żeby przyniosły jak największe korzyści płynące z zarówno dla zespołów realizujących prace w projektach jak i klientów oczekujących realnych rezultatów.
Uczestnicy szkolenia poznają szczegóły planowania prac projektowych zgodnie z filozofią Agile, a także doświadczą pracy w wielofunkcyjnych i samoorganizujących się zespołach. Zapoznają się nie tylko z wytycznymi Agile Manifesto, ale także poznają koncept wdrażania zwinności w organizacji oparty o framework HoA (Heart of Agile).
W ramach szkolenia przewidziane jest wiele gier zespołowych, dzięki którym uczestnicy poznają na własnej skórze pracę w kilku popularnych metodach Agile’owych. Wykorzystanie gier i symulacji bazujących na rzeczywistych przykładach pozwala uczestnikom sprawdzić zdobytą wiedzę w praktyce, równocześnie doskonaląc umiejętność kreowania rzeczywistości biznesowej. Umiejętność szacowania pracy, zdobyta podczas gier warsztatowych (Estimation Game, Planning Poker) przynosi wymierne korzyści, nawet wtedy, gdy stosuje się ją w tradycyjnym kaskadowym podejściu, jako element znajdowania wspólnego stanowiska wobec skomplikowania czekających przed zespołem projektowym zadań.
Odpowiedź na pytanie o to jak radzić sobie z odkryciem wymagań klienta, nawet jeśli on sam do końca nie wie czego oczekuje, będzie możliwe dzięki doświadczeniu pracy warsztatowej w symulacji opartej o Design Thinking. Mnogość wytworzonych prototypów rozwiązań i zaprezentowane systemowe podejście do odkrywania wymagań klienta gwarantuje, że projekty ruszą z miejsca nawet jeśli wydawało się, że zabrnęły w ślepą uliczkę.
Zastosowanie „Lego” daje możliwość uczestniczenia w symulowanym projekcie z użyciem technik zwinnych w oparciu o metodę Scrum. Udział w symulacji wykorzystującej plastikowe klocki i inne materiały biurowe, pozwala na uchwycenie sensu wartości Manifestu Agile. Uczestnicy dowiedzą się jaką rolę odgrywa komunikacja i współpraca oraz dlaczego Agile tak mocno koncentruje się na ludziach. W trakcie pracy nad projektem uwaga skupiona jest zarówno na szybkim dostarczaniu rezultatów, jak i wymaganiach interesariuszy. Dzięki temu uczestnicy mają szansę zrozumieć istotę i przebieg poszczególnych etapów oraz oswoić się i popracować z podstawowymi artefaktami metody Scrum. Po szkoleniu z wykorzystaniem Lego Game, uczestnicy wychodzą nie tylko z nową wiedzą, ale również nowymi pomysłami i możliwościami, które pomogą szybciej i łatwiej uporać się z projektami.
Żeby poznać zasady Lean i ich wykorzystania w ramach metod zwinnych, należy doświadczyć ich samemu i poczuć, jak to działa w praktyce, w myśl słów Konfucjusza: „Powiedz mi, a zapomnę, pokaż mi, a zapamiętam, pozwól mi zrobić, a zrozumiem”. Taką możliwość daje właśnie symulacja pracy zgodnie z wytycznymi metody Kanban, podczas której uczestnicy szkolenia uczą się jak przejść z obecnego procesu do systemu Kanban, uwzględniają jego najważniejsze wytyczne, takie jak ograniczenie pracy w toku (WIP – Work in Progress), zarządzanie przepływem i inne. Biorąc udział w symulacji procesu produkcyjnego zorganizowanego według zasad metody Kanban, otrzymują wskazówki jak zacząć modyfikować i usprawniać pracę w projektach.
Szczegółowe informacje na temat wydarzenia znajdują się na stronie internetowej: http://kampus.pm2pm.pl/ oraz Fanpage’u: https://www.facebook.com/kampuspm2pm/
Serdecznie zapraszamy do udziału w Kampusie Zarządzania Projektami.