Druga część cyklu artykułów dot. wdrożenia GPM w organizacji.
Etapy wdrożenia GPM w organizacji – Metodyka PRiSM™
Wdrożenie GPM, czyli idei zrównoważonego rozwoju w organizacji ma m.in. na celu wypracowanie nowego modelu zarządzania projektami. Odbywa się ono przez wprowadzenie zasad i dobrych praktyk wspierających zrównoważone rozwiązania w obszarach zmian strategicznych i procesowych. W rezultacie, rozwój ekonomiczny wiąże się z bardziej pozytywnym oddziaływaniem na społeczeństwo i środowisko naturalne. Drugim etapem wdrożenia Green Project Management, po przeprowadzeniu oceny aktualnej sytuacji w oparciu o model Ocena PSM3™, jest oparcie kultury zarządzania projektami o Metodykę PRiSM™.
Czym jest metodyka PRiSM™?
Metodyka PRiSM™ (Projects integrating Sustainable Methods) została opracowana przez GPM Global jako zrównoważone i kompleksowe podejście do realizacji projektu. Dostarcza narzędzi oraz procedur wspierających zarówno zarządzanie potrzebą zrównoważenia ograniczonych zasobów, jak i społeczną odpowiedzialność za osiągnięcie trwałych, przyjaznych środowisku rezultatów projektu. Integruje zrównoważony rozwój z ogólnie przyjętymi praktykami zarządzania projektami.
Jest w pełni kompatybilna z akceptowanymi na całym świecie standardami, takimi jak: ISO 21500, ISO 14001, ISO 26000, ISO 50001 i ISO 9001. Głównym celem przyświecającym idei GPM jest zmniejszenie negatywnego wpływu na środowisko, społeczeństwo i skutki gospodarcze we wszystkich rodzajach projektów, przy jednoczesnym osiąganiu celów biznesowych. Na te wszystkie potrzeby odpowiada właśnie metodyka PRiSM™.
Korzyści z łączenia zarządzania projektami ze zrównoważonym rozwojem
PRiSM™ kładzie nacisk na strategiczny aspekt projektów poprzez wykorzystanie istniejących procesów i systemów w organizacji do zapewnienia korzyści w wielowymiarowym ujęciu. Jednocześnie metodyka ta dba o zachowanie równowagi na poziomie procesów i produktów w organizacji.
Omawiany model zarządzania projektami oparto o flagowy dla GPM Global Standard P5. Dostarcza on wskazówek, jak oraz dlaczego warto wdrożyć do codziennej pracy firmy i organizacji działania, których efektem będzie zrównoważony rozwój. Zawiera wytyczne dotyczące integracji ludzi (People), planety (Planet), dobrobytu (Prosperity), procesu (Process) i produktu (Product) z działaniami projektowymi. Dzięki temu zastosowanie metodyki PRiSM™ dodatkowo skutecznie zmniejsza ryzyko na poziomie projektu z perspektywy środowiskowej, społecznej i ekonomicznej, jednocześnie rozszerzając zakres korzyści, jakie można uzyskać.
[18.02.2021: Aktualna wersja The GPM® P5™ Standard for Sustainability in Project Management v2.0 jest dostępna do pobrania na stronie GPM Global, również w języku polskim. Więcej na jej temat przeczytacie na stronie GPM EMEA]
Co odróżnia PRiSM™ od innych metodyk?
Kluczową różnicą w stosunku do tradycyjnych podejść jest wspomniany wcześniej model maksymalizacji wartości, który koncentruje się na całym cyklu życia aktywów. Metodyka PRiSM™ bowiem wykracza poza typowy model cyklu życia projektu. Pięciofazowe podejście obejmuje planowanie przedprojektowe, przyjęcie i integrację produktu/usługi, a także realizację korzyści.
Wśród elementów charakterystycznych dla metodyki PRiSM™ znajdują się ponadto:
- Business case, czyli uzasadnienie biznesowe
W przedsięwzięciach realizowanych zgodnie z metodyką PRiSM™ bardzo dużo uwagi poświęca się fazie planowania przedprojektowego. Dlatego w uzasadnieniu biznesowym powinno znaleźć się starannie przemyślane i udokumentowane wyjaśnienie, dlaczego właśnie ten konkretny projekt jest preferowany w stosunku do innych oraz w jaki sposób wspiera on strategię organizacji finansującej/sponsora. Informacje zawarte w tym dokumencie powinny być zatem wystarczające do podjęcia pozytywnej decyzji dotyczącej finansowania projektu.
- Analiza wpływu P5
Analiza wpływu w oparciu o Standard P5 musi zostać wykonana dla każdego projektu realizowanego zgodnie z ideą Green Project Management. Dokument ten jest podsumowaniem kroków, które zostaną podjęte przez zespół projektowy w celu zarówno zmniejszenia negatywnego wpływu przedsięwzięcia w kontekście zrównoważonego rozwoju, jak i zwiększenia pozytywnych korzyści płynących z jego realizacji. Głównym celem tego dokumentu jest bowiem zapewnienie, aby członkowie zespołu projektowego i inni kluczowi interesariusze pozostawali wyczuleni na kwestie związane z oddziaływaniem na społeczeństwo i środowisko naturalne.
- Dokument dotyczący wymagań
Dokument zawiera opis zewnętrznych widocznych funkcji i atrybutów produktów, których dostarczy realizowany projekt. Powinien zostać zweryfikowany pod kątem uzasadnienia biznesowego, aby zapewnić, że określone wymagania są zgodne z celami przedsięwzięcia. Warto zwrócić uwagę na to, że dokument wymagań jest potrzebny przez cały cykl trwania projektu – od fazy projektowania, przez fazę testowania aż po proces weryfikacji. Dostarcza on bowiem informacji, które pozwolą interesariuszom zrozumieć, jakie będą rezultaty projektu bez definiowania sposobu ich osiągnięcia.
- Dokument projektowy
Dokument projektowy opisuje fizyczne aspekty tworzenia rezultatów realizowanych projektów. Dla złożonych produktów, może istnieć wiele poziomów projektowania, takich jak projekt koncepcyjny, a następnie projekt szczegółowy. Podobnie jak dokument wymagań, dokument projektowy jest aktualizowany przez cały cykl trwania przedsięwzięcia.
- Plan zarządzania zrównoważonym rozwojem
W planie zarządzania zrównoważonym rozwojem (Sustainability Management Plan – SMP) znajduje się dokumentacja wszystkich aspektów zrównoważonego rozwoju, które uwzględnia realizowany projekt. SMP opisuje, w jaki sposób zespół zarządzający projektem planuje zrównoważyć konflikty potrzeb – odpowiedzialności biznesowej, środowiskowej i społecznej. Zwykle organizacje tworzą plan zarządzania na poziomie wykonawczym oraz osobny dla każdego projektu.
- Kryteria sukcesu projektu
Kryteria sukcesu projektu w metodyce PRiSM™ różnią się od tradycyjnych rozpatrywanych w kategoriach osiągania zamierzonych celów biznesowych przy możliwie najkorzystniej zagospodarowanych zasobach ludzkich oraz finansowych, a na dodatek w wyznaczonych ramach czasowych. W metodyce PRiSM™ zwraca się uwagę na to, że każdy projekt jest inny, a dla każdego interesariusza sukces oznacza coś innego. Dlatego zrezygnowano z pytania: „czy ten projekt był sukcesem?” na rzecz: „jak udany był ten projekt w każdym uwzględnionym aspekcie?”. Kryteria oceny oparto o format strukturalny. Wszystkie projekty powinny mieć co najmniej cztery miary sukcesu zarządzania projektami – po jednym dla każdego kosztu, harmonogramu i zakresu oraz dla zadowolenia interesariuszy. Jednym z aspektów zadowolenia interesariuszy jest osiągnięcie celów zrównoważonego rozwoju w trakcie projektu.
Podsumowanie-wdrażanie GPM przy pomocy metodyki PRiSM™
Metodyka PRiSM™ została opracowana, aby zarówno podejście do zarządzania projektami, jak i wyniki projektu, były zrównoważone. Może być stosowana w dowolnym sektorze i organizacji. Postępując zgodnie z cyklem życia i dostarczając kluczowe produkty zgodnie z zasadami zawartymi w podejściu PRiSM™, możliwe jest zidentyfikowanie, zmierzenie i zarządzanie oddziaływaniami założeń projektu, a przewidywane korzyści mogą zostać osiągnięte.
Wiele elementów z metodyki PRiSM™ może znaleźć odzwierciedlenie w tradycyjnych podejściach do zarządzania projektami, z których czerpali jej twórcy. Kluczowymi czynnikami różnicującymi są analiza wpływu w ramach Standardu P5 oraz plan zarządzania zrównoważonym rozwojem. To właśnie połączenie tych dwóch elementów ze sprawdzonymi praktykami z tradycyjnych metod zarządzania projektami umożliwia otrzymanie trwałych rezultatów w zrównoważony sposób w kontekście biznesowym, środowiskowym i społecznym.
Zintegrowane podejście GPM (Green Project Management) zostało stworzone przez międzynarodową organizację GPM Global. Jej misją jest zwiększanie świadomości w zakresie odpowiedzialnego zarządzania projektami z uwzględnieniem zasad zrównoważonego rozwoju na globalną skalę. Działania te prowadzone są poprzez sieć partnerów z ponad 145 krajów. Pm2pm jest jedynym w Polsce akredytowanym partnerem GPM. Prowadzimy szkolenia wprowadzające w tematykę zarządzania projektami w oparciu o zrównoważony rozwój oraz przeprowadzamy profesjonalną usługę oceny w modelu PSM3™. Zapraszamy do kontaktu oraz zapoznania się z naszą oferta szkoleniową z zakresu Green Project Management – zobacz szkolenia.
Po więcej informacji o metodyce PRiSM™ warto sięgnąć do książki, którą wydaliśmy. Jest ona dostępna w sprzedaży pod tym linkiem: Zrównoważone zarządzanie projektami – podręcznik GPM
Autor: Ewa Bednarczyk