Dlaczego warto stosować metodyki Agile w zarządzaniu projektami?

Dlaczego warto stosować metodyki Agile w zarządzaniu projektami?

Coraz więcej firm decyduje się wprowadzać zwinne metodyki zarządzania projektami, ale co to dla nich oznacza?

Nieustanne zmiany oczekiwań, harmonogramów, rosnące koszty i frustracja każdej ze stron, to niestety codzienność w wielu projektach. Nic dziwnego, że przedsiębiorstwa i organizacje poszukują nowych narzędzi, które usprawnią realizację oraz podniosą efektywność prowadzonych działań. Metodyki Agile cieszą się rosnącą popularnością, ponieważ odpowiadają na współczesne potrzeby i problemy środowiska biznesowego.

Dlaczego Agile?

Tradycyjne (tzw. kaskadowe – od ang. waterfall) podejścia do zarządzania projektami zakładają wykonywanie poszczególnych zadań w dokładnie określonych i wcześniej zaplanowanych etapach. Na cały proces, czyli cykl życia projektu składają się kolejno: inicjacja, planowanie, wykonanie, nadzór, zamknięcie. Wszystko to przy określonych zasobach i w ustalonych ramach czasowych. Prowadzenie projektów zgodnie z popularnymi wytycznymi i metodykami takimi jak np. PMI i IPMA jest powszechne. Tradycyjne narzędzia są rozwijane i z sukcesem implementowane do realizacji przedsięwzięć na całym świecie. Jednakże, istnieją takie branże i projekty, które potrzebują innych, bardziej elastycznych rozwiązań. Z pomocą przychodzą tzw. zwinne metody zarządzania projektami (ang. Agile), zwane również adaptacyjnymi.

Podstawowe założenia Agile wywodzą się z dziedzin programistycznych. Zostały opracowane w 2001 roku i zaprezentowane w formie tzw. Manifestu Programowania Zwinnego. Jego treść brzmi:

„Odkrywamy nowe metody programowania dzięki praktyce w programowaniu i wspieraniu w nim innych. W wyniku naszej pracy, zaczęliśmy bardziej cenić:

Ludzi i interakcje od procesów i narzędzi

Działające oprogramowanie od szczegółowej dokumentacji

Współpracę z klientem od negocjacji umów

Reagowanie na zmiany od realizacji założonego planu.

Oznacza to, że elementy wypisane po prawej są wartościowe, ale większą wartość mają dla nas te, które wypisano po lewej.”

Manifest stanowi podwaliny współczesnego myślenia o realizacji projektów w duchu Agile. Stawia na pogłębioną współpracę z klientem i pracę zespołową, weryfikację wymagań i zakresu oraz poddawania ich wielokrotnym testom i modyfikacjom. Iteracyjne planowanie i testowanie umożliwia nieustanne zwiększanie efektywności przy zachowaniu elastyczności pracy. To sprawia, że zwinne metody z powodzeniem znajdują zastosowanie w projektach charakteryzujących się dużym stopniem niepewności, nieustannie zmieniającymi się wymaganiami, a także tych, które obarczone są dużym ryzykiem. Takie podejście do realizacji przedsięwzięcia sprawdza się szczególnie dobrze w projektach o sztywnym budżecie i terminie zakończenia. Jednakże techniki Agile’owe mogą być wykorzystywane w praktycznie każdej branży – wszędzie tam, gdzie zaistnieje taka potrzeba.

Korzyści z wprowadzenia zwinnych metod zarządzania projektami

Bez wątpienia zwinne metody prowadzenia projektów zyskały w ostatnich latach wielu zwolenników. Coraz częściej nie mówi się już tylko o tym, czym jest Agile, ale prezentowane są rezultaty i wymierne korzyści. Te drugie są ściśle powiązane z realizowaniem podstawowych założeń Manifestu. Do najczęściej wymienianych zalet prowadzenia projektów zgodnie z filozofią Agile należą: przyspieszenie dostarczenia rozwiązania oraz możliwość dostosowywania produktu do zmieniających się warunków.

  1. Uniwersalność i funkcjonalność – zwinne metody zarządzania projektami są z powodzeniem stosowane w praktycznie każdej branży i obszarze działalności firmy. Implementacja nie przebiega w oparciu o obszerne podręczniki tak jak w przypadku wielu tradycyjnych metod. Zgodnie z filozofią Agile dużo więcej warte są jasne i proste wytyczne przygotowane przez praktyków z wieloletnim doświadczeniem.
  2. Elastyczność – przejawiająca się w możliwości zarządzania zmieniającymi się priorytetami i dostosowywaniem produktu do zmieniających się warunków. Agile wyznacza ramy i ogólne wytyczne, dzięki którym zarządzanie zmianą przebiega efektywnie. Ponadto, metodyki oparte na filozofii Agile również bardzo dobrze współpracują z istniejącymi już procesami w organizacji. Dlatego nie ma przeszkód, by łączyć je z tradycyjnymi metodami zarządzania projektami.
  3. Komunikacja – Agile stawia nacisk na ścisłą współpracę zarówno wewnątrz zespołu projektowego, jak i z interesariuszami. Dzięki doskonałej komunikacji każda ze stron ma dostęp do informacji na temat aktualnych postępów, problemów oraz już dostarczonych rozwiązaniach. Natomiast praca zespołowa i tworzenie zespołów samoorganizujących się zwiększa ich produktywność.
  4. Doskonalenie i wzrost jakości dostarczanych rozwiązań – nieustanne doskonalenie poprzez szukanie i wdrażanie usprawnień oraz koncentracja na identyfikacji i rozwiązywaniu problemów, to podstawy filozofii Agile. Sprawdzanie i testowanie rozwiązań w procesie wytwórczym pozwala zespołom pracować szybciej i efektywniej. Im dokładniejszy proces inspekcji i adaptacji, tym wyższa jakość dostarczanych rozwiązań.
  5. Szybsza realizacja projektu – planowanie prac projektowych w iteracjach sprawia, że działające elementy rozwiązania dostarczane są „w częściach”. To podejście daje szansę otrzymania informacji zwrotnej od odbiorców. Znajomość aktualnych potrzeb klientów pozwala dokonania na ich podstawie szybkiej modyfikacji. W projektach prowadzonych za pomocą zwinnych metod dostarczenie działających, wysokiej jakości rozwiązań na czas jest dużo prostsze.

Więcej na temat implementacji zwinnych metod zarządzania projektami będzie można dowiedzieć się biorąc udział w warsztatach, które przygotowaliśmy w ramach Kampusu Zarządzania Projektami pm2pm. Szkolenie Agile w zarządzaniu projektami poprowadzi trener Łukasz D. Sienkiewicz. Zarówno jako pasjonat, jak i ekspert zwinnego podejścia zarządzania projektami, Łukasz od ponad 10 lat pomaga organizacjom i Liderom Projektów w prawidłowym zrozumieniu, wdrożeniu i czerpaniu korzyści z działania zgodnie z wytycznymi Manifestu Programowania Zwinnego . Jako członek zarządu IPMA Polska, aktywnie wspiera rozwój zarządzania projektami w Polsce.

Warsztatowa formuła szkolenia pozwoli na praktyczne poznanie zasad i zalet stosowania zwinnego podejścia. Uczestnicy poznają szczegóły planowania prac projektowych zgodnie z filozofią Agile, a także doświadczą pracy w wielofunkcyjnych i samoorganizujących się zespołach. W ramach szkolenia przewidziane są dwie gry zespołowe, dzięki którym uczestnicy poznają na własnej skórze pracę w dwóch popularnych metodykach Agile – Kanbanie i Scrumie. Wykorzystanie gier i symulacji bazujących na rzeczywistych przykładach pozwala uczestnikom sprawdzić zdobytą wiedzę w praktyce, równocześnie doskonaląc umiejętność kreowania rzeczywistości biznesowej.

Zastosowanie gry „Lego” daje możliwość uczestniczenia w symulowanym projekcie z użyciem technik zwinnych w oparciu o metodykę Scrum. Udział w symulacji wykorzystującej plastikowe klocki pozwala na uchwycenie sensu wartości Manifestu Agile. Uczestnicy dowiedzą się jaką rolę odgrywa komunikacja i współpraca oraz dlaczego Agile tak mocno koncentruje się na ludziach. W trakcie pracy nad projektem uwaga skupiona jest zarówno na szybkim dostarczaniu rezultatów, jak i wymaganiach interesariuszy. Dzięki temu uczestnicy mają szansę zrozumieć istotę i przebieg poszczególnych etapów oraz oswoić się i popracować z podstawowymi artefaktami metodyki zwinnej. Po szkoleniu z wykorzystaniem Lego Game, uczestnicy wychodzą nie tylko z nową wiedzą, ale również nowymi pomysłami i możliwościami, które pomogą szybciej i łatwiej uporać się z projektami.

Żeby poznać zasady Lean i Agile, należy doświadczyć ich samemu i poczuć jak to działa w praktyce, w myśl słów Konfucjusza: „Powiedz mi, a zapomnę, pokaż mi, a zapamiętam, pozwól mi zrobić, a zrozumiem”. Taką możliwość daje właśnie Pizza Game, podczas której uczestnicy szkolenia uczą się jak przejść z obecnego procesu do systemu Kanban. Biorąc udział w symulacji procesu produkcyjnego zorganizowanego według zasad metodyki Kanban, otrzymują wskazówki jak zacząć modyfikować i usprawniać prawdziwe projekty.

Szczegółowe informacje na temat wydarzenia znajdują się na stronie internetowej: http://kampus.pm2pm.pl/ oraz Fanpage’u: https://www.facebook.com/kampuspm2pm/

Serdecznie zapraszamy do udziału w Kampusie Zarządzania Projektami.