Plan komunikacji

Plan komunikacji

Szablon planu komunikacji wraz z omówieniem.

Czym jest Plan Komunikacji?

Plan komunikacji powinien być częścią każdego planu projektu, ponieważ jest niezbędny dla efektywnej realizacji przedsięwzięcia. Aby rozpocząć planowanie komunikacji, należy ustalić, kto jest włączony w ten proces. Wymaga to identyfikacji interesariuszy zewnętrznych i wewnętrznych projektu. Niezbędne jest także ustalenie częstotliwości kontaktów oraz ich formy.

Dlaczego Plan Komunikacji jest potrzebny?

Jednym z podstawowych elementów, niejednokrotnie decydującym o jakości i powodzeniu danego projektu, jest komunikacja. Nieefektywna, źle zaplanowana może prowadzić wręcz do niepowodzenia całego przedsięwzięcia. Dlatego też, z punktu widzenia menedżerów projektu, bardzo ważny jest proces zarządzania komunikacją w projekcie.

Różnorodność informacji, wielość zdarzeń oraz kanałów przekazywania informacji sprawia, że skuteczne zarządzanie komunikacją jest podstawowym problemem w pracy zespołowej nad projektem. Prace projektowe i realizację celów projektowych można usprawnić dzięki znajomości efektywnych sposobów zarządzania komunikacją. Zapewnienie odpowiedniego przepływu informacji na każdym etapie projektu, pozwalające na ich dotarcie do wszystkich zainteresowanych osób, oraz ich dwukierunkowy przepływ to priorytety w efektywnym zarządzaniu projektami.

Kto i kiedy przygotowuje Plan Komunikacji?

Plan komunikacji przygotowuje się pod koniec fazy planowania projektu. By go stworzyć, niezbędna jest rzetelnie przygotowana analiza interesariuszy. Pozwala nam ona określić ich potrzeby komunikacyjne i preferowane metody komunikacji.

Za przygotowanie planu komunikacji odpowiada menadżer projektu wraz z zespołem projektowym. W niektórych organizacjach, zwłaszcza tych większych, znajdują się też wyspecjalizowane zespoły zajmujące się wsparciem w zakresie komunikacji (np. działy komunikacji, PR, szkoleniowe).

Co powinien zawierać Plan Komunikacji?

Plan powinien wymieniać i wyjaśniać podstawowe rodzaje komunikacji, które będą funkcjonować w ramach projektu. Zazwyczaj opisuje on kto zwraca się̨ do kogo, jak często, w jakiej formie i w jakim celu oraz przedstawia wybrane kanały komunikacji.

Co niezwykle istotne, plan komunikacji powinien ewoluować w trakcie trwania projektu. Oznacza to, że w razie wykrycia luk, wad, należy go aktualizować, np. zmieniać częstotliwość komunikacji czy jej formę. Należy pamiętać, że plany komunikacji w zależności od projektu mogą się od siebie różnić pod względem stopnia formalizacji oraz dokładności.

 

Autor tekstu: Ewa Bednarczyk

Pliki do pobrania

pdf1) Plan komunikacji szablon
Pobierz pliki