Uzasadnienie biznesowe projektu

Uzasadnienie biznesowe projektu

Szablon uzasadnienie biznesowego wraz z omówieniem.

Czym jest uzasadnienie biznesowe?

Uzasadnienie biznesowe jest głównym punktem odniesienia dla projektu. Jest to kluczowy dokument inicjujący projekt, swoisty rdzeń, będący podstawą dalszych działań. Opisuje powody, dla których dane przedsięwzięcie jest realizowane, stosunek wartości do ceny i do zakresu prac. Wyjaśnia także umiejscowienie projektu na osi czasu. Najważniejszym zadaniem uzasadnienia biznesowego jest sprawdzenie, czy dany projekt jest opłacalny dla organizacji i przyczyniający się do jej rozwoju.

Dlaczego organizacje potrzebują uzasadnienia biznesowego?

Uzasadnienie biznesowe pozwala organizacji wybierać oraz realizować tylko właściwe i niezbędne projekty. Jego brak może powodować szereg problemów poważnie oddziaływujących na efektywność organizacji, zarówno finansową jak i biznesową. Stosowanie uzasadnienia biznesowego zapobiega:

  • Marnowaniu zasobów na projekty, które nie wspomagają organizacji w osiąganiu jej celów biznesowych.
  • Sytuacji, kiedy brakuje obiektywnego punktu odniesienia pomocnego w ustalaniu i realizacji priorytetów.
  • Niemożności stwierdzenia czy dany projekt odniósł sukces czy nie – uzasadnienie biznesowe jest podstawą miary sukcesu.
  • Chaosowi w czasie realizacji projektu – uzasadnienie biznesowe stanowi swoiste ramy, w obrębie których działa zespół projektowy.
  • Niewyciąganiu wniosków z przeszłości – dawne uzasadnienia biznesowe mogą być dobrą podstawą przy pracy nad nowymi projektami.

Kiedy przygotowuje się uzasadnienie biznesowe?

Uzasadnienie biznesowe przygotowywane jest w fazie inicjacji projektu lub nawet przed nią. Nie oznacza to jednak, że jest ono dokumentem zamkniętym. Przeciwnie, podobnie jak projekt, musi ono być aktualizowane w odniesieniu do zmieniającej się rzeczywistości i wymagań przedsięwzięcia.

Na początku projektu, uzasadnienie biznesowe ustala punkt odniesienia dla głównych celów z punktu widzenia interesariuszy, w tym sponsora, project managera i zespołu projektowego. Opisuje co tworzymy, dlaczego, do kiedy i za ile.

W czasie realizacji projektu, uzasadnienie biznesowe staje się bazą, na podstawie której zespół realizuje projekt i sprawdza czy dalej implementuje on cele organizacji.

Kiedy projekt się kończy, jest kluczem do stwierdzenia sukcesu projektu oraz pomiaru efektywności zastosowanych technik oraz narzędzi związanych z realizacją projektu.

Co powinno zawierać uzasadnienie biznesowe?

Uzasadnienie biznesowe definiuje wartość jaką ma dostarczyć projekt. W związku z tym, kluczowe w jego zawartości są sekcje związane z kosztem i benefitami biznesowymi, które stają się punktem odniesienia dla wdrożenia projektu i pracy zespołu projektowego. Niezwykle ważne jest też pokazanie przyczyn stojących za wdrożeniem projektu, kontekstu w jakim ma się on realizować oraz ram czasowych.

Za pewne minimum, które powinien zawierać ten dokument uważa się:

  • Przyczyny / Powody, dla których realizuje się projekt,
  • Przedstawienie wymagań (Oczekiwanie Jakościowe Klienta),
  • Oczekiwane korzyści (Cel strategiczny firmy),
  • Główne zagrożenia,
  • Koszty / Budżet projektu,
  • Czas realizacji.

Kto zajmuje się przygotowaniem uzasadnienia biznesowego?

Wybór osoby bądź osób zajmujących się przygotowaniem uzasadnienia biznesowego uzależniony jest od praktyki danej organizacji. Najczęściej jest to kierownik projektu lub analityk biznesowy współpracujący blisko z innymi członkami organizacji, ale także przedstawiciel biznesowej części organizacji, który najczęściej inicjuje cały proces. W większych organizacjach istnieją specjalne zespoły przygotowujące uzasadnienia biznesowe i pośredniczące w ich ocenie przez osoby decyzyjne.

Autor tekstu: Tomasz Leśniowski

Pliki do pobrania

pdf1) Uzasadnienie biznesowe szablon
Pobierz pliki