Wniosek wprowadzenia zmiany w projekcie

Wniosek wprowadzenia zmiany w projekcie

Szablon formularza wprowadzenia zmiany w projekcie wraz z omówieniem.

Czym jest wniosek wprowadzenia zmiany w projekcie?

Przygotowanie wniosku o wprowadzenie zmiany w projekcie stanowi kluczowy element procesu zarządzania zmianą w projekcie. Jego celem jest zainicjowanie procesu wprowadzenia zmiany. Może dotyczyć ona m.in. zakresu, budżetu, czasu, zasobów oraz narzędzi.

Głównym zadaniem tego formularza jest odpowiednie udokumentowanie zmiany oraz jej wpływu na realizację projektu. Od tego jak zostanie przedstawiona i uzasadniona zmiana, będzie zależeć podjęcie decyzji o jej wprowadzeniu bądź odrzuceniu przez odpowiednie gremia.

Kiedy używa się wniosku wprowadzenia zmian w projekcie?

Potrzeba użycia wniosku wprowadzenia zmiany najczęściej pojawia się w skutek zmiany wymagań klienta, reakcji na ryzyko, dostosowania do zmieniającej się sytuacji rynkowej lub prawnej. Zazwyczaj dokument ten jest używany w przypadku:

  • Potrzeby wprowadzenia dodatkowych wymagań biznesowych bądź ich redukcji,
  • Zmian dotyczących produktu dostarczanego przez projekt,
  • Zwiększenia lub zmniejszenia budżetu,
  • Wydłużenia bądź skrócenia czasu potrzebnego na realizację projektu.

Co powinien zawierać wniosek wprowadzenia zmian w projekcie?

Zakres i kształt formularza zależy od charakteru oraz wielkości projektu. Powinien on zawierać informacje umożliwiające zidentyfikowanie dokładnego zakresu zmian, jej skutków oraz osoby, która o nią wnioskuje. Za kluczowe pola formularza zmiany można uznać:

  • Nazwę i numer projektu,
  • Dane kierownika projektu i osoby wnioskującej,
  • Datę sporządzenia wniosku,
  • Datę obowiązywania zmiany,
  • Opis zmiany,
  • Powód wprowadzenia zmiany,
  • Wpływ zmiany na: zakres, jakość, zasoby, koszty i czas realizacji projektu,
  • Decyzję ws. zmiany – akceptacja bądź odrzucenie.

Kto przygotowuje wniosek wprowadzenia zmian w projekcie?

W zależności od ustalonej strategii zarządzania projektem, za przygotowanie formularza mogą być odpowiedzialni różni członkowie zespołu projektowego. Najczęściej przyjmuje się, że osobą odpowiedzialną za wypełnienie formularza jest kierownik projektu, który jednakże może poprosić o pomoc innych członków zespołu np. analityka biznesowego czy menadżera produktu. Za zaakceptowanie zgłaszanej zmiany odpowiada najczęściej sponsor projektu lub inne gremium do tego upoważnione np. komitet sterujący lub osoby zarządzające portfelem projektów.

Warto dodać, że na etapie rozpoczynania projektu, z reguły ustala się tolerancję (m.in. na budżet, czas, zakres, ryzyko), która pozwala kierownikowi na podejmowanie decyzji bez zgody Sponsora. Zdecydowanie ułatwia to sprawne zarządzanie projektem bez konieczności alarmowania „góry” przy każdej pojawiającej się zmianie.

Autor tekstu: Ewa Bednarczyk

Pliki do pobrania

pdf1) Wniosek o wprowadzenie zmiany szablon
Pobierz pliki