Słownik Project Managera – Wykres Gantta

11 marca 2021

Czym jest wykres Gantta i dlaczego kierownik projektów go potrzebuje?

Praca project managera bywa bardzo wymagająca poprzez konieczność koordynacji wielu zadań zależnych od siebie, rozłożonych w różnych okresach czasowych. Nieodzownym narzędziem wspierającym pracę prawie każdego project managera jest wykres Gantta. Pomaga on kierownikowi projektu przy planowaniu, realizowaniu, monitorowaniu i kontrolowaniu harmonogramu projektu.

Czym jest wykres Gantta?

Wykres Gantta umożliwia przedstawienie zadań w projekcie oraz ich dat rozpoczęcia i zakończania w formie graficznej. Przedstawiamy zadania w formie barowej na osi Y (pionowa), oś X (pozioma) natomiast odzwierciedla czas (wyrażony w dniach, tygodniach bądź miesiącach).

Proste wykresy barowe przygotowywane są manualnie bez wcześniejszego szczegółowego tworzenia sieci zależności pomiędzy zadaniami. Celem jest bowiem tylko zmapowanie kolejności zadań w czasie. W tym przypadku project manager niekoniecznie bierze pod uwagę zależności pomiędzy zadaniami i traci korzyści jakie niesie ze sobą analiza powiązań sieciowych.

Często jednak wykres Gantta powstaje dopiero po opracowaniu Struktury Podziału Prac (Work Breakdown Structure), czyli rozbiciu zakresu projektu na pakiety pracy oraz zadania i przeprowadzeniu analizy sieciowej (np. z użyciem metody ścieżki krytycznej). Dzięki temu mamy gwarancje, że zależności pomiędzy zadaniami są przemyślane oraz zadania są realistycznie zaplanowane w czasie. Dodatkowo uzyskujemy informacje, gdzie powstają rezerwy czasowe.

Do wykonania wykresu Gantta można użyć programu MS Excel lub specjalistycznych narzędzi np. MS Project, Jira, Confluence czy Asana. Zwłaszcza te ostatnie mogą być uznane za ciekawe i efektywne, gdyż umożliwiają szybkie zmiany i odpowiednie modelowanie wykresu w ramach potrzeb.

Dlaczego Project Manager potrzebuje wykresu Gantta?

Harmonogram Gantta to niezwykle przydatne narzędzie w pracy kierownika projektów. Pozwala obrazowo przedstawić rozkład projektu w czasie oraz w większości przypadków ukazać zależności pomiędzy zadaniami. Służy do planowania, realizowania, monitorowania i kontrolowania realizacji harmonogramu. Dodatkowo Diagram Gantta pozwala przedstawić harmonogram projektu interesariuszom w czytelny i łatwy do zrozumienia sposób.

Wizualizacja danych umożliwia project managerowi szybkie zidentyfikowanie wąskich gardeł w projekcie. Tworząc wykres Gantta z wykorzystaniem diagramu sieciowego w czytelny sposób możemy wyznaczyć i monitorować ścieżkę krytyczną przedsięwzięcia. Jest to najdłuższy ciąg zadań do realizacji w projekcie. Określana jako krytyczna, ponieważ opóźnienie któregokolwiek zadania na niej oznacza opóźnienie w zakończeniu projektu.

Jeśli w trakcie projektu konieczne jest wprowadzenie zmian, symulacja z wykorzystaniem harmonogramu Gantta umożliwi kierownikowi projektu zweryfikowanie jak wpłyną one na termin realizacji poszczególnych zadań, jaki i całego projektu. Na etapie planowania analiza harmonogramu może pomóc również w optymalizacji.  Możemy bowiem szybko zauważyć, które czynności mogą zostać wykonane równolegle, jak również podjąć decyzję o pozyskaniu dodatkowych zasobów w celu skrócenia czasu realizacji projektu.

Ciekawostka

Nazwa wykresu Gantta, określanego również jako Harmonogram Gantta lub Diagram Gantta, pochodzi od nazwiska jego twórcy – Henry’ego Gantta, który opracował go na początku XX wieku. Historia tego narzędzia, powszechnie stosowanego w zarządzaniu projektami, ma również polski wątek. Karol Adamiecki, polski teoretyk zarządzania, stworzył tego typu wykres już pod koniec XIX wieku, jednak opublikował go później niż Gantt.

Przykładowe pytania egzaminacyjne

Przygotowanie harmonogramu projektu to jeden z kluczowych elementów planowania, dlatego dotyczące go pytania często pojawiają się w ramach egzaminów certyfikujących project managerów. Mogą mieć formę testową, krótkich pytań opisowych oraz zadaniową. Dwa przykłady wraz z odpowiedziami poniżej.

Pytanie zamknięte

Celem harmonogramowania projektu jest:

1. Odpowiedź na pytanie ile będzie kosztował projekt
2. Wyznaczenie ciągu zadań, których zapas czasu jest równy zero
3. Określenie kiedy należy wykonać dane zadanie, aby realizacja projektu była jak najbardziej wydajna
4. Zidentyfikowanie wszystkich pakietów prac niezbędnych do osiągnięcia celu projektu

Pytanie otwarte

Podaj charakterystykę wykresu Gantta oraz jego wady i zalety.

Wykres Gantta:

• graficzne zobrazowanie zadań w projekcie i ich rozmieszczenie w czasie
• powstaje zazwyczaj po opracowaniu diagramu sieciowego
• czytelny sposób komunikowania harmonogramu z interesariuszami projektu
• szybka identyfikacja zadań przebiegających równolegle
• klasyczna forma wykresu nie pokazuje zależności pomiędzy zadaniami oraz buforów czasowych, jak również zadań leżących na ścieżce krytycznej

Jeśli chciałbyś dowiedzieć się więcej o wykorzystaniu wykresu Gantta w zarządzaniu projektami oraz poznać inne narzędzia wspierające pracę kierownika projektów, zapraszamy do udziału w naszych szkoleniach. Aktualne terminy szkoleń otwartych znajdziesz w harmonogramie. W razie pytań zachęcamy do kontaktu.

Autor: Ewa Bednarczyk