Szablon analizy interesariuszy wraz z omówieniem.
Czym jest analiza interesariuszy?
Identyfikacja i zbadanie oczekiwań interesariuszy oraz analiza ich wpływu na realizację projektu jest kluczowa z perspektywy jego powodzenia. Interesariuszy projektu można podzielić na dwie grupy: takich, na których projekt ma bezpośredni lub pośredni wpływ oraz takich, którzy mają wpływ na realizację przedsięwzięcia. Co istotne, oddziaływanie w obu przypadkach może być negatywne, jak i pozytywne, więc tym bardziej należy zidentyfikować je na wczesnym etapie planowania projektu.
Dlaczego ta analiza jest konieczna? Gdy na etapie planowania pominie się lub zignoruje wpływ określonych interesariuszy, w późniejszych etapach realizacji przedsięwzięcia można dowiedzieć się, że projekt nie będzie mógł być kontynuowany lub nie przyniesie spodziewanych efektów. Dobrym przykładem jest zmiana trasy obwodnicy Augustowa, budowa gazociągu Nord Stream czy fiasko serwisu eBay w Polsce.
Jakie elementy musi zawierać analiza interesariuszy?
Pierwszym krokiem w analizie interesariuszy jest ich identyfikacja. Nie jest to wyłącznie zadanie w czasie inicjacji projektu. Identyfikacja interesariuszy powinna następować także w trakcie realizacji projektu. Każda zmiana wewnętrzna czy zewnętrzna może bowiem prowadzić do pojawienia się nowych osób bądź grup, które mogą mieć wpływ na realizację projektu lub na które projekt będzie oddziaływał.
Jest wiele metod identyfikacji interesariuszy projektu, do najbardziej popularnych należą: doświadczenie własne członków zespołu projektowego, burza mózgów, benchmarking, rejestry organizacji, w tym „lessons leraned” poprzednich projektów oraz media, zwłaszcza lokalne, najbliższe otoczeniu projektu. Dobór metod identyfikacji interesariuszy jest kwestią zależną od kierownika projektu oraz zasad panujących w danej organizacji. Jednakże za każdym razem muszą one być dostosowane do specyfiki projektu.
Drugim krokiem następującym po zidentyfikowaniu interesariuszy jest ich ocena. Powinna być ona dokonana pod kątem co najmniej dwóch kluczowych czynników: stosunkiem do projektu/zainteresowaniem projektem oraz wpływem na jego realizację. Najczęściej stosowaną techniką jest przedstawienie tych czynników oraz poszczególnych interesariuszy w postaci macierzy stopniującej z jednej strony zainteresowanie projektem, a z drugiej strony wpływ na projekt. Umiejscowienie poszczególnych osób i grup w tak stworzonej macierzy, pozwala łatwo zidentyfikować osoby z najwyższym wpływem na projekt oraz największym zainteresowaniem projektem. Na tym etapie można też zidentyfikować szczegółowe oczekiwania i obawy interesariuszy oraz potencjalne działania/ strategie z nimi związane.
Trzecim krokiem jest przygotowanie do zarządzania interesariuszami. Będąc w posiadaniu listy interesariuszy, wraz ze zdiagnozowanymi oczekiwaniami, zainteresowaniem oraz wpływem na projekt należy przygotować narzędzia i techniki optymalne dla odpowiednich grup. Kluczem będzie opracowanie odpowiedniego planu komunikacji oraz monitorowanie poszczególnych interesariuszy. Tak, by ich zachowanie i reakcje były zbieżne z oczekiwaniami projektu oraz nie zagrażały jego realizacji. Osoby z największym wpływem na przedsięwzięcie niekoniecznie będą wykazywały wysokie nim zainteresowanie. Monitorowanie tych osób, a także częstotliwość i sposób komunikacji o projekcie będą musiały być dostosowane do ich preferencji.
Zarządzanie interesariuszami oraz kontrola ich zaangażowania trwa przez cały projekt. Wymaga częstych zmian, zwłaszcza w zakresie komunikacji tak, by jak najlepiej odpowiadać na zmieniające się uwarunkowania. Należy pamiętać, że każda zmiana, nawet drobna, może mieć wielki wpływ na realizację projektu. Na przykład zmiana w zarządzie spółki, która jest naszym partnerem współfinansującym realizację projektu. Nowa osoba może mieć zupełnie inne zainteresowanie projektem oraz preferencje w zakresie komunikacji. Będzie musiało być to wzięte pod uwagę przez kierownika projektu przy aktualizacji analizy interesariuszy i planu komunikacji projektu.
Kto przygotowuje analizę interesariuszy?
Za analizę interesariuszy odpowiada kierownik projektu. Jednak nie jest to wyłącznie jego zadanie. Identyfikacja i analiza interesariuszy wymaga pracy i wiedzy całego zespołu projektowego. Od jej efektów będzie współzależeć sukces projektu i jego sprawna realizacja. Niezmiernie ważne jest by zespół wspólnie pracował nad analizą interesariuszy. Tylko w ten sposób może być skutecznie wykorzystana jego wiedza i doświadczenie.
Co powinien zawierać arkusz do analizy interesariuszy?
Arkusz do analizy interesariuszy, powinien zawierać co najmniej informacje pozwalające na identyfikacje, określenie oczekiwań, nastawienie oraz ocenę ich wpływu na projekt. Jednocześnie nie powinien być zbyt skomplikowany, by w szybki sposób pokazać nam przegląd osób i grup mających wpływ na projekt. Dlatego przygotowaliśmy szablon uwzględniający wyłącznie kluczowe elementy:
- Nazwę interesariusza (osób, grup interesu),
- Umiejscowienie interesariusza – czy jest on wewnętrzny (działający wewnątrz organizacji) czy zewnętrzny (poza nią),
- Stosunek do projektu – ocenę czy stosunek do/ zainteresowanie interesariusza projektem jest negatywne, pozytywne lub neutralne,
- Rolę, władzę, wpływ na realizację projektu – najlepiej w skali pokazującej wpływ np. 1 – bardzo niski, 10 – decydujący wpływ na realizację przedsięwzięcia,
- Oczekiwania i obawy względem realizacji projektu,
- Działania i strategie – sposób w jaki będziemy zarządzać, monitorować i komunikować się z danym interesariuszem, mając na uwadze wszelkie powyższe punkty.
Kiedy tworzymy arkusz do analizy interesariuszy?
Arkusz do analizy interesariuszy powinien być tworzony na etapie inicjacji projektu. Należy jednak pamiętać o jego aktualizacji w trakcie realizacji przedsięwzięcia i dopisywaniu nowo zidentyfikowanych interesariuszy oraz zmianie danych już istniejących.
Kiedy przygotować analizę interesariuszy?
Autor tekstu: Tomasz Leśniowski