Ryzyko towarzyszy realizacji wszelkich działań projektowych. Jak je identyfikować?
Zarządzanie ryzykiem jest jednym z najistotniejszych elementów w zarządzaniu projektami. To dlatego, że ryzyko towarzyszy realizacji wszelkich działań podejmowanych w dynamicznym otoczeniu projektu. Nie można go uniknąć, gdyż każda decyzja wiąże się z mniejszą lub większą dozą niepewności co do zamierzonych skutków. Warto więc świadomie identyfikować i zarządzać ryzykami na każdym etapie prowadzonych działań.
Czym jest ryzyko?
Ryzyko jest na stałe wpisane w działalność każdej firmy i organizacji, a tym samym w realizację projektów. Występuje bowiem niezależnie od branży i od tego jaki charakter mają podejmowane działania. Jego szczególny związek z procesem decyzyjnym związany jest z brakiem kompletnych i pewnych informacji oraz z tym, że nie zawsze można trafnie przewidzieć, jaki będzie rozwój wydarzeń. Zazwyczaj ryzyko definiowane jest jako prawdopodobieństwo wystąpienia sytuacji, która będzie różna od tej, której oczekiwaliśmy.
Należy zaznaczyć, że odmienna sytuacja nie zawsze jest zagrożeniem dla naszego przedsięwzięcia. Skutkiem podjętej decyzji mogą być również pojawiające się szanse na osiągnięcie zamierzonych celów. W dłuższej perspektywie także na wykorzystanie istniejących potencjałów i generowanie zysków. Dlatego też ryzyko można postrzegać na dwa sposoby:
• negatywnie – jako możliwość nieosiągnięcia zakładanego efektu będącą zagrożeniem,
• neutralnie – jako sytuację dającą możliwość uzyskania efektu innego niż ten, który był zakładany, a więc zarówno jako zagrożenie, jak i szansę.
Ponieważ zazwyczaj dobrze sobie radzimy z pozytywnymi skutkami, więcej czasu poświęca się na identyfikację i zarządzanie zagrożeniami. Wczesne rozpoznanie ryzyka i opracowanie planu postępowania w przypadku jego negatywnych konsekwencji, pozwala realizować wytyczone cele i ograniczać ewentualne straty.
Czym jest proces identyfikacji ryzyka?
Etap identyfikacji ryzyka jest bardzo ważny i nie może go zabraknąć w procesie zarządzania projektem. Aby jednak był skuteczny, należy najpierw wyznaczyć priorytety i doprecyzować cele przedsięwzięcia. Bardzo ważna jest także znajomość otoczenia, w jakim będzie realizowany projekt. Dopiero będąc w posiadaniu takiej wiedzy można kolejno:
• określić szanse i zagrożenia oraz ustalić ich przyczyny,
• przeprowadzić charakterystykę wytypowanych ryzyk,
• ocenić prawdopodobieństwo ich wystąpienia,
• stwierdzić jakie są możliwe następstwa,
• rozpoznać, które elementy zakresu projektu są dotknięte ryzykiem.
Zadanie zidentyfikowania ryzyka należy do kierownika projektu, który w proces ten angażuje zespół oraz ekspertów. Zagwarantuje nam to spojrzenie na ryzyka z różnych perspektyw.
Czy każde ryzyko można zidentyfikować?
Współcześnie funkcjonujemy w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym. To sprawia, że prowadzenie jakiegokolwiek przedsięwzięcia projektowego, zdeterminowane jest przez czynniki, które trudno przewidzieć i określić. Dlatego niemalże każdy Project Manager może znaleźć się w sytuacji, w której pojawi się pytanie – czy mogliśmy spodziewać się tego ryzyka? W bardzo wielu przypadkach odpowiedź będzie twierdząca. Wdrożenie odpowiedniego systemu zarządzania, analizowanie, monitorowanie i wyciąganie wniosków pozwala jeszcze lepiej poznać i zrozumieć źródła ryzyka. A co za tym idzie, jeszcze lepiej przewidywać szanse i zagrożenia.
Ponieważ zarządzanie ryzykiem jest dziedziną, która podlega ciągłym, dynamicznym zmianom, warto nieustannie rozwijać kompetencje w tym zakresie. Szkoleniem, które szczególnie polecamy
kadrze menedżerskiej i kierowniczej przedsiębiorstw, urzędów i organizacji jest „Praktyczne zarządzanie ryzykiem w projektach”. Te dwudniowe warsztaty odbędą się w ramach drugiej edycji Kampusu Zarządzania Projektami pm2pm. Poprowadzi je trener Krzysztof Witkowski – konsultant w zakresie zarządzania strategicznego, zarządzania programami, portfelami oraz projektami z
15 letnim doświadczeniem w zakresie zarządzania projektami.
Zadaliśmy Krzysztofowi kilka pytań – zobaczcie, czego można się spodziewać biorąc udział w jego szkoleniu.
Pm2pm: Czy w trakcie szkolenia będzie zastosowana konkretna metodyka, nurt na bazie, którego proponowane są techniki zarządzania ryzykiem?
Krzysztof Witkowski: W trakcie warsztatów będą przedstawione i przećwiczone wybrane metody zarządzania ryzykiem zgodne z najnowocześniejszymi wytycznymi i standardami zarządzania projektami – takimi jak IPMA ICB v. 4.0, PMBOK 6th ed., PRINCE2, ISO 21500 oraz standardami zarządzania ryzykiem PKN-ISO Guide 73:2012, PN-ISO 31000:2018 Zarządzanie ryzykiem Wytyczne, Management of Risk (Axelos), Practice Standard for Project Risk Management – PMI Global Standard. Wykorzystam również metody, które miałem okazję poznać w trakcie 11 lat edukacji związanej z lotnictwem i które były wykorzystywane w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa lotów.
Pm2pm: W jaki sposób zostały dobrane metody i techniki, które zostaną zaprezentowane w trakcie Kampusu Zarządzania Projektami?
K.W.: Dobór zastosowanych w trakcie warsztatów metod i technik zarządzania ryzykiem portfeli, programów i projektów został przeprowadzony na podstawie mojego piętnastoletniego doświadczenia w budowie i wdrożeniach dedykowanych metodyk zarządzania projektami w przedsiębiorstwach i organizacjach. Głównym kryterium doboru jest praktyczna użyteczność i efektywność biznesowa. Jest wiele technik, które można zastosować w zarządzaniu ryzykiem, które jednak z uwagi na swoją czasochłonność czy trudność w uzyskaniu rzetelnych danych wejściowych, być może są ciekawe – ale niepraktyczne. Są z kolei metody, które co prawda nie są zbyt czasochłonne, ale z uwagi na mało wiarygodne efekty, są mało efektywne biznesowo. W trakcie kolejnych wdrożeń zarządzania projektami wyłaniały się te techniki, które były bardziej niż inne preferowane w praktyce, które chętniej były stosowane przez zespoły projektowe, których stosowanie dawało lepsze efekty biznesowe – na nich koncentruje się program szkolenia.
Pm2pm: Wiemy, że w trakcie szkolenia będziesz korzystał z kilku case study. Czy zdradzisz jedno z nich?
K.W.: Coraz częściej korzystamy z samolotów czy to w podróżach służbowych czy w trakcie wyjazdów urlopowych. Chociaż podróż samolotem jest jednym z najbezpieczniejszych sposobów podróżowania, to jednak pomimo stosowania wielu rygorystycznych procedur i zasad – wciąż zdarzają się katastrofy. Uważa się, że koincydencja 4-5 przesłanek do katastrofy nieuchronnie prowadzi do tragicznych zdarzeń. W trakcie warsztatów zostanie przeprowadzone ćwiczenie z wykorzystaniem diagramu przyczynowo-skutkowego do analizy czynników ryzyka w podróżach lotniczych.
Pm2pm: Dlaczego według Ciebie warto wziąć udział w tym szkoleniu?
K.W.: Od wielu lat w ocenie szkoleń, warsztatów czy studiów podyplomowych pojawia się najczęściej jedno słowo – PRAKTYCZNOŚĆ. Warsztaty z zarządzania ryzykiem poruszają niemal wyłącznie te metody i techniki, które można bez problemu zastosować „od zaraz”, bez wielkiego nakładu środków, bez zatrudniania rzeszy specjalistów i bez licznych dodatkowych spotkań i przeglądów. Przedstawione metody i techniki po prostu działają pomimo tego, że są proste i nie wymagają wielkiego nakładu pracy.
Szczegółowe informacje na temat szkolenia „Praktyczne zarządzanie ryzykiem w projektach” oraz wydarzenia znajdują się na stronie internetowej: http://kampus.pm2pm.pl/
Serdecznie zapraszamy do udziału w Kampusie Zarządzania Projektami.