Czym są kamienie milowe w projekcie i w podjęciu jakich decyzji pomagają?
Na realizację projektu składa się wiele pojedynczych zdarzeń, które są ze sobą w różny sposób powiązane. WBS pozwala przeprowadzić dekompozycję pracy, która ma zostać wykonana, aby osiągnąć cele projektu. Wykres Gantta ułatwia ich planowanie i realizowanie dzięki obrazowemu przedstawieniu rozkładu projektu w czasie. Natomiast kamienie milowe wyznaczają punkty kontrolne, w których Project Manager weryfikuje czy plan jest prawidłowo realizowany.
Czym są kamienie milowe?
Pojęcie kamienia milowego (ang. milestone) jest nierozerwalnie związane z tworzeniem i zarzadzaniem harmonogramem projektu. Jest to szczególne zdarzenie w projekcie, o czasie trwania równym zero. Kamienie milowe pomagają w podjęciu jednej z trzech kluczowych decyzji w odniesieniu do realizacji projektu: kontynuacja działań, powtórzenie danego etapu realizacji projektu, rezygnacja z realizacji projektu.
Jak określić czy dane zdarzenie jest kamieniem milowym?
Kamienie milowe mierzą postęp, dzieląc projekt na etapy. Innymi słowy, kamień milowy to znacznik, który oddziela fazy lub etapy projektu. Zarządzanie projektem obejmuje zazwyczaj cztery fazy: inicjację, planowanie, wdrażanie i zamknięcie. Kamień milowy można uznać za osiągnięty (zrealizowany), gdy ukończone jest wszystko co dotyczy danej fazy, etapu projektu. Na przykład, zatwierdzenie przez komitet sterujący lub sponsora karty projektu jest zwykle ostatnim krokiem w fazie inicjacji projektu.
Czy kamienie milowe muszą zawsze oznaczać koniec etapu projektu? Absolutnie nie! Wszystko zależy od przyjętej metodologii i zasad panujących w danej firmie. Tradycyjnie kamienie milowe dzielą projekty na fazy, ale można utworzyć kamień milowy, aby wskazać duże zadanie, dostarczony element lub decyzję. Przykładem może być tu ukończenie szkicu rozwiązania technicznego (ang. solution design), koniec testów, uzyskanie zgody regulatora na realizację projektu czy pozwolenia na budowę. Żaden z tych kamieni milowych nie jest końcem fazy projektu, jednak każdy z nich może być punktem zwrotnym, decydującym o kontynuacji bądź zatrzymaniu całego przedsięwzięcia.
Do czego wykorzystywane są kamienie milowe?
Kamienie milowe umożliwiają dokładniejsze oszacowanie czasu potrzebnego na ukończenie projektu, co sprawia, że są niezbędne do precyzyjnego planowania projektu. Często używamy ich w metodologiach planowania, np. metodzie ścieżki krytycznej. Dzięki kamieniom milowym można lepiej obliczyć zapas czasu w projekcie, dzieląc projekt na interwały lub mniejsze ramy czasowe wygodniejsze do kontrolowania.
Kamienie milowe, podobnie jak zadania, można łączyć. Oznacza to, że faza jednego kamienia milowego może być realizowana równolegle z fazą innego kamienia milowego, np. przygotowywanie planów linii produkcyjnej może odbywać się równolegle do pozyskiwania pozwolenia na budowę. W ten sposób nie blokuje się członków zespołu, zmuszając ich do czekania na wykonanie innego zadania.
Czym jest analiza trendu kamieni milowych?
Analiza trendów kamieni milowych jest jedną z najczęściej używanych metod kontrolowania harmonogramu projektu. Jest to technika graficznej prezentacji odchyleń szacowanych dat osiągnięcia kamieni milowych, w terminach kontroli. Umożliwia ona zespołowi projektowemu wizualizację, czy praca związana z określonymi kamieniami milowymi projektu jest realizowana szybciej, terminowo lub wolniej.
Do użycia analizy trendu kamienie milowych konieczny jest gotowy harmonogram projektu, w tym zawarty w nim plan kamieni milowych. Poprzez regularne weryfikowanie planu przez zespół projektowy, możemy zaobserwować zmiany lokalizacji kamieni milowych na osi czasu. Pokazuje to czy projekt zwalnia, przyspiesza lub czy jest realizowany planowo. Kiedy obserwuje się możliwe opóźnienie danego kamienia milowego, jest to sygnał dla zespołu projektowego do podjęcia akcji naprawczej, korekcji planu bądź nawet podjęcia decyzji o wstrzymaniu lub modyfikacji założeń projektu.
Analiza trendu kamieni milowych jest szczególnie ważna z perspektywy osób zarządzających portfelem projektów, biura zarządzania projektami (PMO), komitetu sterującego czy sponsora, gdyż pozwala ona w dobrze zobrazowany sposób ukazać aktualne trendy w projekcie i stan jego realizacji bez wnikliwej analizy i szczegółowych informacji. Właśnie dlatego w dużych organizacjach, nacisk kładziony jest na raportowanie stanu kamieni milowych, a nie poszczególnych działań.
Przykładowe pytania egzaminacyjne
Pytania dotyczące sposobów kontroli realizacji projektu, w tym kamieni milowych jako narzędzia monitorowania harmonogramu projektu, pojawiają się w ramach egzaminów certyfikujących Project Managerów. Mogą mieć formę testową, krótkich pytań opisowych oraz zadaniową. Dwa przykłady wraz z odpowiedziami poniżej.
Pytanie zamknięte
Co jest celem monitorowania projektu?
- Znalezienie i ukaranie winnych powstałych w projekcie odchyleń
- Porównanie rzeczywistego stanu projektu z planem w celu zidentyfikowania i objaśnienia odchyleń
- Ewaluacja projektu
- Nagrodzenie Kierownika Projektu za działania zgodnie z planem bazowym
Pytanie otwarte
Czym jest kamień milowy, jakie decyzje są podejmowane przy ocenie wyników projektu w punkcie wyznaczanym przez kamień milowy?
Zdarzenie o szczególnym znaczeniu, charakteryzujące się:
- Zerowym czasem trwania,
- Brakiem przyporządkowanych kosztów zmiennych (typu praca),
- Przyjmującym tylko dwa stany: zakończony (wykonano: 100%) oraz niezakończony.
Osiągnięcie kamienia milowego (jego finalizacja) oznacza zakończenie wszystkich pakietów prac będących jego poprzednikami, także niebezpośrednimi. Najczęściej z kamieniem milowym jest związany dokument potwierdzający jego finalizację.
Kamieniami milowymi mogą być:
- Początek / koniec etapu,
- Uzyskanie istotnych dla projektu rezultatów, produktów cząstkowych,
- Decyzje o kluczowym znaczeniu dla projektu (przechodzimy do kolejnego etapu, przerywamy projekt, powtarzamy część).
Jeśli chciałbyś dowiedzieć się więcej o wyznaczaniu kamieni milowych w projekcie oraz wykorzystaniu analizy trendu kamieni milowych w zarządzaniu projektami, zapraszamy do udziału w naszych szkoleniach. Aktualne terminy szkoleń otwartych znajdziesz w harmonogramie. W razie pytań zachęcamy do kontaktu.
Autor: Ewa Bednarczyk