Czym jest WBS i w jaki sposób pomaga w pracy kierownikowi projektów?
Podstawą planowania prac, szacowania kosztów, definiowania zakresu działań, przydzielania odpowiedzialności, identyfikacji ryzyka oraz przeprowadzania zmian w projekcie jest WBS. Wykorzystywany wspólnie z wykresem Gantta oraz diagramem sieciowym jest niezwykle skutecznym narzędziem wspierającym Project Managera w planowaniu i realizacji projektów.
Czym jest WBS?
Work Breakdown Structure (pol. SPP, czyli Struktura Podziału Prac,) to hierarchiczna dekompozycja pracy, która ma zostać wykonana, aby osiągnąć cele projektu i stworzyć wymagane produkty. WBS jest kamieniem węgielnym efektywnego planowania, wykonywania, kontrolowania, monitorowania oraz raportowania projektów.
WBS umożliwia identyfikację wszystkich pojedynczych działań lub pakietów prac potrzebnych do zrealizowania określonego przedsięwzięcia. Cały zakres pracy ujęty w WBS powinien zostać zidentyfikowany, opisany, oszacowany, zaplanowany i zabudżetowany. WBS jest bowiem centralnym narzędziem porządkowania pracy i komunikacji w projekcie. W trakcie realizacji, niezbędne jest zadbanie o ciągłą aktualizacją WBS, np. dodawanie i usuwanie zadań wynikające z postępów w realizacji prac oraz konieczności wprowadzenia zmian. Struktura Podziału Pracy jest zatem narzędziem dynamicznym, podlegającym stałym zmianom.
Jaka dobrze przygotować Strukturę Podziału Pracy?
Prawidłowo opracowany WBS przedstawia wszystkie zadania niezbędne do realizacji projektu. Wyróżnia go hierarchiczna struktura, w której na najniższym poziomie przedstawione są pakiety prac, których nie można rozbić na mniejsze. WBS powinien bowiem umożliwiać właściwe oszacowanie czasu i kosztów w projekcie. Praktyka zaś wskazuje, że jest ono dokładniejsze, jeśli projekt jest podzielony na grupy zadań i konkretne pojedyncze zadania.
Za przygotowanie Struktury Podziału Pracy odpowiada Kierownik Projektu. Rekomendujemy by pracował nad nią ze swoim zespołem projektowym i w razie potrzeby ekspertami zewnętrznymi. Gwarantuje to bowiem, że każdy z członków będzie rozumiał zadania w ten sam sposób i znał obowiązujące procedury. WBS można budować wychodząc od ogółu do szczegółu (podejście zstępujące, Top-Down) lub szczegółu do ogółu (podejście wstępujące, Down-Top).
Rodzaje strategii budowy WBS – od ogółu do szczegółu. Źródło: Opracowanie T. Leśniowski, K. Kuryłowicz, na podstawie „Zarządzanie projektami Podręcznik”.
Dobrze przygotowana Struktura Podziału Pracy jest zatem precyzyjnie opisana i łatwa do zrozumienia przez zespół projektowy. Odpowiedzialność za każdy jej element składowy jest przypisana konkretnej osobie, co wspiera zarządzanie przedsięwzięciem. Istotnym jest by zachować wyraźne rozróżnienie pomiędzy pakietami roboczymi, tak by możliwe było wskazanie dla nich dat rozpoczęcia i zakończenia oraz mierzalnych kamieni milowych.
Zakres prac w ramach WBS można podzielić w różny sposób – według produktów (struktura obiektowa/ produktowa) lub systemów (struktura funkcjonalna). Każde z tych podejść skupia się jednak na pewnym wycinku, jest zatem niepełne. Całościowe ujęcie według różnych kryteriów (struktura mieszana) łączy je i zapewnia pełniejszy wgląd w zakres działań w projekcie. Niezależnie jednak od zastosowanego rodzaju struktury podziału, na drugim poziomie powinno znaleźć się miejsce na moduł „zarządzanie projektem”, który może ulegać dalszym podziałom.
Co powinien uwzględniać WBS?
Typowa Struktura Podziału Pracy składa się z kilku kluczowych elementów. Można do nich zaliczyć:
- Słownik WBS – Dokument, który definiuje różne elementy Struktury Podziału pracy. Umożliwia on zespołowi projektowemu i interesariuszom bardziej dogłębne zrozumienie systemu dekompozycji prac, ich rezultatów i opisu pakietów roboczych.
- Numer i opis zadania: Nadanie każdemu zadaniu numeru ułatwia ich identyfikację. Opis pomaga zdefiniować zadanie, a tym samym dostarcza zespołowi kluczowych wskazówek do jego realizacji. Kodowanie pakietów natomiast służy do sprawnej komunikacji i rozliczeń oraz kontroli finansowej.
- Właściciel zadania: Osoba, dział lub organizacja, która nadzoruje wykonanie zadania od momentu przydziału do zakończenia. Odpowiada za jego prawidłowe wykonanie.
- Zależność zadań: Niektóre zadania leżące na ścieżce wiodącej do realizacji końcowego elementu będą musiały poczekać, aż inne zostaną wykonane lub rozpoczęte. Jest to tzw. „zależność zadań”, która wymaga stworzenia relacji pomiędzy dwoma zależnymi zadaniami w celu uniknięcia poślizgu w dalszej części projektu.
- Koszt zadania: Z każdym zadaniem będzie związany koszt. Warto o tym pamiętać, aby śledzić budżet projektu.
- Rozpoczęcie, zakończenie i szacowany czas realizacji zadania: Daty rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania, a także szacowany czas jaki znajdzie się w harmonogramie na jego wykonanie.
- Stan zadania: Pokazuje, czy zostało ono przydzielone, czy nie, czy jest w toku, czy jest spóźnione lub ukończone – pomaga to w śledzeniu postępu realizacji prac w projekcie.
Dlaczego warto używać WBS?
W Strukturze Podziału Pracy wszystkie etapy projektu są rozbite na pojedyncze zdania, co czyni go podstawowym narzędziem zarządzania projektami. Niezbędnym do planowania, harmonogramowania oraz komunikacji w projekcie. Końcowy element dostarczany przez projekt znajduje się na górze diagramu, a poziomy poniżej dzielą zakres projektu tak, aby wskazać fazy, produkty i zadania potrzebne do ukończenia projektu.
WBS ma nie tylko bardzo ważny wpływ na planowanie harmonogramu i kosztów, co już zostało wyżej wskazane. Umożliwia także właściwą alokację zasobów i podział odpowiedzialności w projekcie. Wspiera również znacząco analizę ryzyka. Daje bowiem możliwość weryfikacji ryzyk związanych z każdym pojedynczym zadaniem.
Dlaczego Project Manager potrzebuje WBS?
WBS wykorzystywany wspólnie z diagramem sieciowym i wykresem Gantta jest niezwykle skutecznym narzędziem pozwalającym na dokładne planowanie i harmonogramowanie projektu. Dobrze opracowany WBS pozwala uniknąć wielu błędów na etapie planowania, w szczególności poprzez pominiecie zakresu pracy niezbędnego do realizacji projektu.
Poprawne rozpisanie WBS pozwala mieć pewność, że każda czynność niezbędna dla realizacji projektu jest uwzględniona w planie i budżecie.
Jednocześnie Struktura Podziału Pracy wspiera Kierownika Projektu w kontrolowaniu realizacji przedsięwzięcia. Wskazuje do kogo ma się zwrócić w celu weryfikacji poziomu realizacji określonych zdań oraz kiedy wdrożyć działania naprawcze, jeśli pojawiają się opóźnienia w kluczowych zadaniach.
Przykładowe pytania egzaminacyjne
Opracowanie Struktury Podziału Pracy to jeden z podstawowych elementów planowania, dlatego dotyczące go pytania często pojawiają się w ramach egzaminów certyfikujących project managerów. Mogą mieć formę testową, krótkich pytań opisowych oraz zadaniową. Dwa przykłady wraz z odpowiedziami poniżej.
Pytanie zamknięte
Pakiet prac (pakiet roboczy) charakteryzuje się między innymi tym, że:
- Jego zakończeniem jest kamień milowy Projektu
- Datę rozpoczęcia pakietu pracy określa kierownik projektu lub osoba odpowiedzialna za harmonogram prac, w trybie cotygodniowych narad
- Występuje na najniższym poziomie struktury podziału prac
- Rzeczywisty czas wykonania pakietu pracy podawany jest w roboczogodzinach i praktyka wykazuje, że nie powinien przekraczać 80 roboczogodzin
Pytanie otwarte
Wymień rodzaje struktury podziału prac (SPP, ang. WBS).
Przykłady struktury podziału prac:
- Obiektowa / produktowa
- Funkcjonalna
- Mieszana
Jeśli chciałbyś dowiedzieć się więcej o tworzeniu i wykorzystaniu WBS w zarządzaniu projektami oraz poznać inne narzędzia wspierające pracę kierownika projektów, zapraszamy do udziału w naszych szkoleniach. Aktualne terminy szkoleń otwartych znajdziesz w harmonogramie. W razie pytań zachęcamy do kontaktu.
Autor: Ewa Bednarczyk