Konsultanci pm2pm pro-bono pomogli w zaprojektowaniu i wdrożeniu systemu zarządzania.
Stowarzyszenie WIOSNA
Stowarzyszenie WIOSNA działa od 2001 roku stawiając sobie za cel tworzenie systemów pomocy, w których ludzie skutecznie pomagają sobie nawzajem. Tworzone przez organizację systemy pomnażania dobra oparte są o ideę miłości wzajemnej, wolności i wiary w potencjał drugiego człowieka.
Organizacja nie pomaga bezpośrednio, lecz tworzy projekty i programy społeczne oparte na mechanizmie pośredniczenia. Dzięki temu darczyńcy oraz wolontariusze mogą dzielić się z potrzebującymi. Najbardziej znanymi programami społecznymi stowarzyszenia są SZLACHETNA PACZKA i AKADEMIA PRZYSZŁOŚCI. Organizacja rocznie zarządza ogólnopolską strukturą wolontariatu poprzez ok. 700 lokalnych liderów, którzy łącznie pracują z 13 000 wolontariuszy.
Wyzwania zarządcze
Wraz z rozwojem zakresu działalności pojawiało się w stowarzyszeniu coraz więcej projektów. Na ich czele stawały osoby nie zawsze dobrze przygotowane do zarządzania projektami. Duża liczba projektów stanowiła także wyzwanie dla managerów nadzorujących ich realizację. Największym wyzwaniem były projekty między działowe. Organizacja próbowała wprowadzić standaryzację na poziomie dokumentacji, tworząc różne formatki i podchodząc wielokrotnie do inwentaryzacji realizowanych projektów.
Doradztwo dla kadry zarządzającej
Po wielu próbach samodzielnego wdrożenia systemu zarządzania projektami, nawiązany został kontakt z konsultantami z pm2pm, którzy pro-bono zaoferowali swoją pomoc w zaprojektowaniu systemu dostosowanego do realiów organizacji. Prace odbywały się na dwóch poziomach: strategicznym z Zarządem Stowarzyszenia i gronem dyrektorów oraz kompetencyjnym z wybranymi kandydatami na kierowników projektów.
Konsultacje na szczeblu strategicznym doprowadziły do wprowadzenia podejścia do zarządzania portfelami, programami i projektami. W toku dalszych prac pojawiło się także zapotrzebowanie na wypracowanie koncepcji struktury organizacyjnej stowarzyszenia i zasad jej funkcjonowania. W tym obszarze zaprosiliśmy do współpracy zaprzyjaźnioną firmę doradczą, która wsparła stowarzyszenie swoją autorską metodyką wykorzystującą wiedzę z systemów cybernetycznych.
Wzrost kompetencji kierowników projektów
W obszarze podnoszenia kompetencji kandydatów na kierowników projektów przeszkoliliśmy łącznie kilkanaście osób w ramach otwartych kursów z zarządzania projektami, kończących się certyfikacją na poziomie IPMA D.
Efekty
Po wprowadzonych zmianach organizacja uzyskuje coraz wyższą efektywność, realizując obecnie znacznie więcej projektów, lecz już nie tak rozproszonych jak miało to miejsce wcześniej. Projekty świadomie łączone są w programy, dzięki czemu zarząd jest w stanie panować nad portfelem inicjatyw realizowanych w organizacji.
Wzrost kompetencji zarządzania projektami u kierowników pozwolił na realizację coraz bardziej złożonych projektów. Dla pracowników możliwość udziału w kursach przygotowujących do certyfikacji IPMA D stała się dodatkową wartością rozwojową oprócz satysfakcji czerpanej z zaangażowania w pomoc najbardziej potrzebującym.