Czy procesy to tylko biurokracja? Czy raczej sposób na sprawną i skuteczną realizację projektów?
Wielu osobom słowo „procesy” kojarzy się z nudą, bezdusznym, proceduralnym podejściem bez miejsca na swobodę działania i kreatywność. Niemniej, czy tego chcemy czy nie, procesy były, są i będą obecne w naszym życiu zawodowym. Ważne, by były to procesy uświadomione i optymalizowane, które będą wspierały realizację projektów.
Procesy w projektach i procesy w organizacji
Jeśli przyjrzymy się procesom i ich interakcjom z projektami, to zauważymy różne rodzaje zależności pomiędzy nimi. Wyróżnimy procesy wewnątrz projektów, jak również procesy między projektami, tj. w ramach zarządzania portfelem projektów. Dostrzeżemy także procesy wspierające realizację projektów i podejście do zarządzania procesami w organizacji w ogóle.
Procesy w organizacji powinny mieć ustalone cele oraz wynikać ze strategii. Istotnym jest by wpływały na wartość firmy i budowały jej przewagę konkurencyjną. Ich przekrojowy charakter, czyli zbudowany w poprzek struktury organizacji, ma zacieśniać współpracę oraz integrować działalność firmy. Funkcją procesów, jest również optymalizowanie funkcjonowania przedsiębiorstwa poprzez wykluczenie dublujących się działań oraz eliminację wewnętrznej konkurencji. Mają tworzyć jasny podział zadań i odpowiedzialności.
Zbyt mało lub zbyt dużo procedur, jak zachować równowagę
Wyzwaniem dla organizacji jest zawsze wyważenie pomiędzy nadmiarem procesów, procedur, a ich niedoborem. Pierwsze, prowadzić będzie do nadmiernej biurokracji, drugie do marnotrawstwa czasu, zasobów i kosztów działania. Na pewno kluczem do tworzenia sprzyjającego środowiska procesowego w organizacji jest wyjście od strategii i modelu biznesowego działalności. Ważnym jest jasne artykułowanie potrzeb oraz oczekiwań ze strony kierownictwa, a także zadbanie o ciągłą komunikację.
Warto sobie uświadomić, że konflikty między procesami, to tak naprawdę konflikty między ludźmi, którzy za tymi procesami stoją. Ponadto istotne jest zadbanie o sprawne aktualizowanie oraz usprawnianie procesów. Te z nich, które utrudniają działanie, powodują narastającą frustrację wśród pracowników. Procesy, tak jak i projekty, powinny być zawsze modelowane w formule P-D-C-A (Plan, Do, Check, Act), nazywanej również cyklem Deminga. To sposób na ciągłe samodoskonalenie, umożliwiający kształtowanie samouczącej się organizacji.
Różnorodność procesów
Niezależnie od przyjętej metodyki realizacji projektów, wyróżniamy procesy wewnątrz poszczególnych etapów, procesy zarządzania projektem oraz procesy techniczne. Na przykład w podejściu tradycyjnym wewnątrz faz projektu rozróżniamy: procesy inicjowania, planowania, realizacji, zamykania, monitorowania korzyści. Tymczasem w ramach zarządzania projektem wyróżniamy, np. procesy zarządzania zmianą, konfiguracją, komunikacją, oczekiwaniami interesariuszy. Z kolei przykładem procesu technicznego może być proces wytwarzania produktów projektu.
Z perspektywy koszyka projektów, czyli portfela, wyróżniamy procesy definiowania, aktualizacji, zmiany portfela, tworzenia rankingu, priorytetyzacji projektów w portfelu, rozwiązywania konfliktów między projektami (np. o dostęp do zasobów). Natomiast w fazie realizacji: monitorowania portfela projektów, oceny efektywności, analizy odchyleń.
Dlaczego potrzebujemy procesów w zarządzaniu projektami?
Jakie zatem możemy sobie wyobrazić cele dla środowiska projektowego, czyli procesów w projektach, portfelach i procesach wspierających? Jest ich wiele:
- Jasno zdefiniowane bramki decyzyjne na poziomie decydowania o projektach i portfelach.
- Klarownie określone odpowiedzialności.
- Zdefiniowany workflow projektu.
- Skrócenie czasu podejmowania decyzji i eliminacja wąskich gardeł.
- Ulepszone monitorowanie projektów na poziomie portfela i pojedynczego projektu.
- Raportowanie zarządcze portfela i projektów.
- Priorytetyzacja projektów w portfelu.
- Optymalny przydział zasobów do projektów.
- Skrócenie czasu realizacji poszczególnych czynności.
Celem nadrzędnym powinno być stymulowanie sprawnych i skutecznych projektów. Zatem to środowisko musi zostać dostosowane do potrzeb i być otwarte na zmiany. Wskazanym jest by wytwarzało tyle dokumentacji ile jest niezbędne. Przy tym zachowało transparentność i ciągle się doskonaliło.
Dobre procesy a sukces projektu
Czy dobre procesy i sprzyjające środowisko projektowe wystarczą, by projekty odnosiły sukcesy? Na pewno są ważnym elementem, ale nie jedynym. Pamiętajmy, że za sukcesem projektu stoją ludzie – liderzy, którzy inspirują o do działania, motywują, wyznaczają cele, zarządzają zespołem, ale też wszystkimi interesariuszami w projekcie. Procesy i zasoby są dopiero na drugim miejscu, by projekty mogły spełniać oczekiwane rezultaty, ale też przynosić satysfakcję klientowi, zespołowi i innym interesariuszom.
Procesy są dla ludzi, a nie ludzie dla procesów. Dlatego tak istotnym elementem procesów jest dobra komunikacja. Warto w tym zakresie korzystać ze wsparcia PMO (ang. Project Management Office). Może ono optymalizować procesy na styku projekty – organizacja. Tworzyć ekosystem projektowy sprzyjający realizacji projektów – równoważący procesy i swobodę działania.
Dobre procesy mają zapewniać oszczędność czasu i kosztów, ale nie zabijać kreatywność i poczucie wpływu wśród zespołów projektowych. Dlatego też warto zadbać o to, by procesy były formułowane w sposób prosty, jasny, przejrzysty i zrozumiały dla wszystkich. Jednocześnie dawały możliwość szybkiej eliminacji tych elementów, które funkcjonują źle.
Jeśli chcesz lepiej zrozumieć procesy oraz powiązania pomiędzy nimi a projektami, zapraszamy do wzięcia udziału w szkoleniu Zarządzanie procesowe w praktyce. Warsztatowa formuła zajęć, pozwoli Ci rozwinąć kompetencje w zakresie zarządzania procesowego oraz poznać zasady projektowania i usprawniania procesów. W razie pytań zachęcamy do kontaktu.
Autor tekstu: Ewa Palarczyk