Szablon karty projektu wraz z omówieniem.
Czym jest karta projektu?
Karta projektu (ang. project charter) jest kluczowym dokumentem prowadzącym nas przez projekt. Zawiera podstawowe informacje o nim. Nazywana jest często „kontraktem” pomiędzy kierownikiem projektu a sponsorem na poprowadzenie projektu według określonych założeń.
Czas przeznaczony na jej przygotowanie, pozwala wyeliminować część problemów w przyszłości. Dobrze opracowana karta projektu chroni m.in. przed brakiem zasobów, nierealnym harmonogramem, zbyt małym budżetem w stosunku do wymagań. Istotne jest, by wszystkie zainteresowane strony zaakceptowały jej treść przed rozpoczęciem przedsięwzięcia.
Karta projektu może być bardziej lub mniej złożonym dokumentem. Jednak by spełniała swoją rolę, powinna być czytelna oraz łatwa do aktualizacji. Dlatego my rekomendujemy prosty wzór karty projektu, zawierający skondensowane, główne informacje. Będący przydatnym narzędziem, a nie biurokratycznym wymogiem. Możesz go pobrać na końcu tego artykułu.
Kiedy tworzymy kartę projektu?
Formalne zatwierdzenie karty projektu przez upoważnione osoby inicjuje projekt. Karta projektu powstaje zatem na etapie inicjacji. Umożliwia zaplanowanie zakresu przedsięwzięcia oraz sposobów jego realizacji.
Na pozostałych etapach projektu, zespół oraz interesariusze odwołują się do karty projektu. Stanowi ona zatem, obok planu zarządzania projektem, podstawowy dokument do oceny celowości realizowanego przedsięwzięcia.
Czy kartę projektu przygotowuje kierownik projektu?
Karta projektu określa założenia według których kierownik projektu planuje i realizuje projekt. Zalecamy (jeśli to możliwe) by kierownik projektu brał udział w jej przygotowaniu, jednak to nie jest jego rola. Za opracowanie karty projektu odpowiada bowiem sponsor i inni kluczowi interesariusze. To oni określają wymagania oraz budżet przedsięwzięcia. Nadają mu ramy, w których kierownik projektu ma później działać.
W przypadku małych instytucji czy firm, sponsor i kierownik to czasem ta sama osoba. Wówczas rzeczywiście to kierownik projektu odpowiada za przygotowanie karty projektu. Rekomendujemy, by również w takiej sytuacji, zaangażować innych interesariuszy w proces przygotowania tego kluczowego dokumentu i zadbać o jego opracowanie.
Pokusa działania bez karty projektu podczas realizacji mniejszych inwestycji jest bowiem duża. Jednak to dokument pełniący rolę drogowskazu. Na każdym etapie możemy do niego wrócić i sprawdzić założenia początkowe by zweryfikować, czy zmierzamy w dobrym kierunku. Nawet jeśli będzie miał mniej formalny charakter to warto go przygotować.
Kto jest odbiorcą karty projektu?
Karta projektu to podstawowy dokument, do którego mogą wrócić interesariusze by znaleźć potrzebne informacje. Do niej odwołujemy się podczas weryfikacji zmian budżetu, harmonogramu czy zakresu. Pełni ona rolę kontraktu, choć nim nie jest. Określając role oraz zakres odpowiedzialności poszczególnych stron przedsięwzięcia.
Istotnym jest zatem by na etapie przygotowania karty projektu określić szczegółowo wymagania i podział odpowiedzialności. Aby w trakcie realizacji uniknąć niejasności oraz impasu w projekcie.
Karta projektu – przykłady – jakie elementy powinna zawierać?
Karta projektu powinna uwzględniać podstawowe informacje i założenia. Tak byśmy w trakcie realizacji przedsięwzięcia jedynie ją aktualizowali, a nie rozbudowywali.
Zbyt złożony dokument może jednak okazać się nieczytelny, a w przypadku mniejszych projektów, wręcz nieprzydatny. Dlatego przygotowaliśmy szablon karty projektu uwzględniający wyłącznie kluczowe elementy:
- Przyczyny, powody, dla których realizuje się projekt
Odpowiedź na pytanie, czy realizacja projektu wynika z potrzeby, stanowi rozwiązanie problemu czy jest wdrożeniem nowego pomysłu.
- Oczekiwane korzyści, cele strategiczne, wymagania klienta
Kluczowa dla powodzenia projektu jest świadomość do realizacji jakich celów strategicznych się przyczynia oraz jakie długofalowe korzyści realizuje.
- Możliwe rozwiązania z uwzględnieniem opisu, szans, zagrożeń, sugerowanego czasu trwania i budżetu
Analiza alternatywnych scenariuszy realizacji projektu czy osiągnięcia rezultatu gwarantuje wybór najefektywniejszego rozwiązania. Stanowi podstawę do efektywnej komunikacji z interesariuszami.
- Proponowany cel główny projektu
Opisany m.in. według kryteriów SMART, z jasnym wskazaniem wskaźnika sukcesu.
- Proponowany kierownik projektu i/lub zespół
Jest optymalnym, aby zespół projektowy (kluczowe osoby) wraz z kierownikiem byli zaangażowani w projekt już w fazie inicjacji i uczestniczyli w tworzeniu karty projektu.
Jak wypełnić kartę projektu?
Do karty projektu kierownik projektu, sponsor oraz zespół projektowy wracają na różnych etapach realizacji przedsięwzięcia. Określa ona granice projektu i kluczowe założenia. Dlatego należy poświęcić czas na jej dobre przygotowanie. By skutecznie pełniła rolę drogowskazu w projekcie.
Wskazaliśmy pięć podstawowych cech przykładowej karty projektu, o których warto pamiętać podczas jej przygotowania:
- Prostota – karta projektu powinna być czytelna, dlatego warto zastosować tabele, wypunktowania, pogrubienia itp. Dokument ma pomagać w szybkim zapoznaniu się z kluczowymi założeniami i wymaganiami projektu.
- Celowość – w karcie projektu należy uwzględnić istotne dla jej odbiorców informacje, nic ponadto. Nie umieszczamy w niej długich opracowań, szczegółowego harmonogramu i budżetu itp.
- Zwięzłość – w karcie projektu powinny znajdować się istotne informacje, których rozwinięcie jest w innych dokumentach. Podczas jej opracowywania zwracamy uwagę by nie powtarzać tych samych elementów w kilku miejscach dokumentu.
- Dostosowanie – zakres karty dostosowany do potrzeb i charakterystyki organizacji.
- Zrozumiałość – język, którym napisana jest karta projektu powinien być jasny dla wszystkich odbiorców, także dla tych którzy na co dzień nie pracują projektowo.
Autor tekstu: Ewa Bednarczyk