Czym jest macierz odpowiedzialności RAM i w jaki sposób wpływa na proces zarządzania projektem?
Realizacja projektu składa się z wielu nieodłącznych elementów, które są odpowiedzialne za prawidłowy przebieg prac. Jednym z nich jest macierz RAM, odpowiadająca za przypisanie odpowiedzialności za poszczególne zadanie lub element projektu do osoby z zespołu projektowego. Podział obowiązków pozwala na efektywniejsze zarządzanie projektem, a także zmniejszenie ryzyka pomyłek związanych z brakiem jasno ustalonych ról i obowiązków w zespole.
Czym jest macierz odpowiedzialności RAM?
Macierz odpowiedzialności RAM (ang. Responsibility Assignment Matrix) jest narzędziem służącym do przydzielania konkretnych zadań lub elementów, znajdujących się w Strukturze Podziału Prac (ang. Work Breakdown Structure, WBS), do poszczególnych członków zespołu projektowego. Dzięki niej możliwe jest określenie, który członek zespołu jest odpowiedzialny za wykonanie każdego z zadań.
Macierz RAM jest powszechnie używana w projektowaniu systemów, inżynierii, planowaniu produkcji oraz zarządzaniu projektami. Jej stworzenie polega na dokładnym określeniu wszystkich zadań, które są niezbędne do osiągnięcia celów projektu, a następnie przypisaniu ich do odpowiednich członków zespołu projektowego.
Z czego składa się struktura macierzy RAM?
Macierz RAM składa się z dwóch osi: pionowej i poziomej. Na osi pionowej znajdują się zadania lub elementy projektu, natomiast na osi poziomej, umieszczone są nazwiska członków zespołu projektowego lub grupy robocze, takie jak dział lub departament. W poszczególnych komórkach zaznacza się, kto jest odpowiedzialny za wykonanie danego zadania.
W macierzy można używać różnych oznaczeń, aby wskazać rolę lub poziom odpowiedzialności osoby za dany element projektu. Jednym z najpopularniejszych jest RACI, który składa się z następujących elementów:
R — odpowiedzialny (Responsible)
A — zatwierdzający (Accountable)
C — konsultowany (Consulted)
I — informowany (Informed)
Można zastosować również zestaw RASCI, w którym dodatkowo uwzględniona jest rola wspierająca (Supportive). Określa ona osobę lub grupę, która udziela wsparcia osobie odpowiedzialnej za wykonanie konkretnego zadania.
Dzięki wprowadzeniu macierzy odpowiedzialności można zapobiec wielu niejasności związanych z odpowiedzialnością za poszczególne zadania czy elementy projektu. Jej zastosowanie pozwala na zwiększenie szansy na osiągnięcie celu projektu za pomocą właściwie przypisanych zadań do odpowiednich osób lub grup.
Rodzaje macierzy RAM
Istnieją również inne odmiany macierzy RAM, które mogą być przydatne w różnych projektach. Przykładem może być:
RAPID Matrix — która służy do określenia roli i odpowiedzialności członków zespołu projektowego w podejmowaniu decyzji.
RAPID obejmuje następujące role:
R — odpowiedzialny za wykonanie zadania (Responsible)
A — odpowiedzialny za podejmowanie decyzji (Accountable)
C — skonsultowany w procesie decyzyjnym (Consulted)
I — poinformowany o podjętej decyzji (Informed)
D — osoba, która koordynuje proces decyzyjny (Driver)
DACI Matrix — rozszerza koncepcję macierzy RACI o dodatkową rolę — Driver, który jest odpowiedzialny za zapewnienie, że przypisane mu zadania lub procesy będą wykonywane poprawnie i na czas.
Struktura DACI składa się z:
D — osoby, która koordynuje proces decyzyjny (Driver)
A — członka odpowiedzialnego za podejmowanie decyzji (Accountable)
C — osoby skonsultowanej w procesie decyzyjnym (Consulted)
I — roli poinformowanego o podjętej decyzji (Informed)
Jak przygotować macierz odpowiedzialności?
Macierz odpowiedzialności jest tworzona na początku fazy planowania projektu, a konkretnie w ramach procesu zarządzania zasobami ludzkimi w projekcie. Odpowiedzialność za tworzenie macierzy RAM zazwyczaj spoczywa na Kierowniku Projektu lub zespole odpowiedzialnym za zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie.
Tworzenie macierzy wymaga dokładnego zrozumienia zakresu projektu i dostępnych zasobów, a także skutecznego zarządzania komunikacją i zaangażowaniem interesariuszy projektu. Dlatego proces tworzenia wymaga współpracy pomiędzy różnymi osobami i działami.
Aby odpowiednio zastosować wybrane narzędzie, należy podjąć następujące kroki, które pozwolą na pełne wykorzystanie zasobów:
- Określenie procesów lub zadań, które wymagają zastosowania macierzy odpowiedzialności.
- Wyznaczenie czynności związanych z zadaniami oraz ich ról w projekcie.
- Dla każdego działania należy przypisać odpowiedniego członka zespołu projektowego i daną rolę (wykorzystanie określeń RACI, RASCI).
- Proces weryfikacji poprawność macierzy. Analiza każdego z zadań pod względem posiadanego wykonawcy, osoby zatwierdzającej oraz sprawdzenie, czy jeden z członków zespołu zajmuje się procesem akceptacji.
- Upewnienie się, że wszystkie role rozumieją wymagania i mają możliwość dostarczenia informacji i zasobów do przydzielonej pracy.
Dlaczego warto przeprowadzać analizę macierzy?
Regularna analiza macierzy RAM jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania projektem. Umożliwia przypisanie zadań odpowiednim członkom zespołu oraz pozwala na zapewnienie, że dane projekty są realizowane zgodnie z ustalonym harmonogramem i wymaganiami.
Aby dokonać kompleksowej analizy, należy przeprowadzić wcześniej wspomnianą weryfikację przypisanych zadań. Należy uwzględnić następujące kroki:
- Weryfikację dokładności przypisanych zadań: Czy wszystkie zadania wymagane w projekcie zostały uwzględnione w macierzy RAM oraz, czy wszystkie zadania są dokładnie opisane i przypisane właściwym osobom?
- Weryfikację jasności przypisanych zadań: Czy każda osoba wie, jakie zadania ma do wykonania i czy jest jasno określone, kto jest odpowiedzialny za wykonanie każdego zadania?
- Weryfikację równowagi przypisanych zadań: Czy obciążenie pracą jest równomiernie rozłożone między członków zespołu projektowego oraz, czy żaden członek zespołu projektowego nie jest zbyt przeciążony obowiązkami, a pozostali mniej?
- Identyfikację ryzyka: Czy istnieją obszary, w których brak jasnych przypisań zadań lub odpowiedzialności może prowadzić do ryzyka niepowodzenia projektu, a także czy istnieją obszary, w których zostały przypisane dwie (lub więcej) osoby do wykonania tego samego zadania, tworząc przy tym potencjalny konflikt?
Przykładowe pytania egzaminacyjne
Macierzy Odpowiedzialności RAM jest jednym z kluczowych elementów planowania projektu, zatem w arkuszach egzaminacyjnych pojawiają się pytania, które weryfikują wiedzę z danego obszaru. Każdy z Project Managerów biorący udział w egzaminie certyfikującym, musi wziąć pod uwagę terminologię oraz zastosowanie macierzy.
Pytania mogą mieć formę testową, krótko opisaną oraz zadaniową. Poniżej znajdują się przykłady.
Pytanie zamknięte
Zdefiniuj macierz RAM:
- Pokazuje odpowiedzialność członków zespołu projektowego za realizację pakietów prac.
- Jest dokumentem przedstawiającym graficznie strukturę organizacyjną projektu.
- Opisuje zakres obowiązków w ramach poszczególnych stanowisk.
- Określa poziomy wpływu i zainteresowania projektem poszczególnych interesariuszy.
Pytanie otwarte
Opisz, na czym polega i do czego wykorzystasz macierz odpowiedzialności?
Przykładowa odpowiedź
Macierz odpowiedzialności, jest narzędziem, które służy do przedstawiania odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu projektowego za realizację określonych zadań projektowych lub procesów biznesowych.
Macierz odpowiedzialności RAM można wykorzystać do:
- Przydzielenia zadań: Pozwala na przypisanie konkretnych zadań lub elementów projektowych do poszczególnych członków zespołu, dzięki czemu możliwe jest precyzyjne określenie, kto jest odpowiedzialny za wykonanie danego zadania.
- Rozplanowania projektu: umożliwia określenie zadań projektowych i zakresów odpowiedzialności, co ułatwia planowanie i zarządzanie projektem.
- Monitorowania postępów: daje możliwość monitorowania postępów w realizacji zadań projektowych z uwagi na jasno określoną odpowiedzialność za dane zadanie oraz jego postęp.
- Analizy ryzyka: może być wykorzystana do analizy ryzyka projektowego poprzez określenie, kto jest odpowiedzialny za poszczególne elementy projektowe i jakie ryzyka z nimi związane.
- Określenia ról: daje możliwość określania ról i odpowiedzialności wśród poszczególnych członków zespołu projektowego. Ułatwia to komunikację i współpracę w ramach zespołu.
Jeśli chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat macierzy odpowiedzialności w projekcie oraz w jaki sposób wykorzystać ją w przypisywaniu ról w zarządzaniu projektem, to zapraszamy do udziału w naszych szkoleniach. Aktualne terminy szkoleń otwartych znajdziesz w harmonogramie. Zapraszamy do kontaktu.
Autor: Ewa Bednarczyk