Każdy z nas spotyka się z projektami w swojej codziennej pracy. Sprawdź, dlaczego należy nimi zarządzać.
Ze względu na specyfikę branży, pracownicy firm oferujących usługi lub produkty marketingowe praktycznie codziennie biorą udział w procesie zarządzania projektami. Zadania, które są im powierzane zawsze mają określony budżet, harmonogram oraz zakres. Prowadzone działania zmierzają do osiągnięcia określonego celu. Natomiast na sukces całego przedsięwzięcia mają wpływ zarówno potwierdzone certyfikatami kompetencje twarde, jak i umiejętności interpersonalne. W tym tekście podpowiadamy, które elementy metodyk oraz jakie narzędzia pozwolą zwiększyć skuteczność realizowanych działań i sprawić, by postawione cele stały się łatwiejsze do osiągnięcia.
Specyfika projektów marketingowych
Codzienna praca w agencjach oraz działach marketingu oparta jest o realizację projektów. Może to być wprowadzenie nowego produktu na rynek, rebranding marki, czy też organizacja eventu. Mimo to, członkowie zespołów bardzo często nie traktują realizowanych działań jako projektu w klasycznym jego rozumieniu znanym ekspertom od zarządzania. Dla wielu osób jest on zbiorem pewnych działań, które należy wykonać, aby osiągnąć sukces. Zbyt mało uwagi poświęca się na tzw. czynności zarządcze, czyli te związane z organizowaniem pracy tak, aby możliwie najkorzystniej gospodarować dostępnymi zasobami, dostarczając produkt adekwatny do potrzeb klienta.
Skuteczne zarządzanie projektami wymaga zastosowania odpowiednio dostosowanej metody. Ze względu na specyfikę branży, w przypadku działań marketingowych konieczne jest indywidualne podejście. Uwzględniać ono musi charakterystyczne cechy, takie jak: duża różnorodność obszarów i przedmiotu działań, zmienność i często nieprzewidywalność oraz duża dynamika tych zmian, a także współpraca z wieloma interesariuszami.
Osoby zatrudnione na stanowiskach menadżerskich bardzo często muszą jednocześnie zarządzać kilkoma projektami w wielu obszarach. To ich zadaniem jest planowanie działań, czuwanie nad efektywną realizacją projektów oraz monitorowanie postępów prac. Ponadto, ich obowiązkiem jest również zbudowanie silnego, zgranego i zaangażowanego zespołu.
Podstawowe elementy podejścia projektowego
Aby efektywnie zarządzać projektami Manager ds. marketingu powinien rozwijać wiedzę i zdobywać kompetencje z zakresu powszechnie stosowanych narzędzi i technik. Oprócz znajomości standardów i mechanizmów zarządzania projektami, powinien on posiadać także zdolności organizacyjne, przywódcze oraz interpersonalne. Pomimo szczególnych wymagań branży, istnieją standardy, które może z powodzeniem wdrażać w swojej firmie.
Każdy projekt marketingowy ma określone ramy czasowe oraz zasoby – finansowe, osobowe, sprzętowe, itp. Zadaniem Managera jest takie zarządzanie przedsięwzięciami, aby możliwie najkorzystniej gospodarować i czasem, i pieniędzmi. W tym celu warto pomyśleć o projekcie jako zbiorze powiązanych ze sobą działań prowadzących do jego efektywnej realizacji. Dlatego tak ważne jest, aby przygotować szczegółowy harmonogram działań oraz budżet. Dobre planowanie ułatwia pracę i sprawia, że jest ona bardziej efektywna. Zamiast chaotycznego wykonywania zadań, wszyscy pracownicy wiedzą co mają robić i bez stresu odhaczają z listy kolejne pozycje. Równie istotne jest prawidłowe zakończenie projektu, weryfikacja i ocena zrealizowanych działań. Pozwoli to na wyciągnięcie wniosków z sukcesów oraz na uniknięcie powtórzenia ewentualnych błędów.
Do planowania pracy, szczególnie w projektach wymagających kreatywności, świetnie sprawdzają się mapy myśli. Wygenerowanymi przy ich pomocy zadaniami można później z łatwością zarządzać wykorzystując narzędzia oparte na wykresie Gantta, bądź znanej ze zwinnych metodyk zarządzania projektami (Agile) tablicy kanbanowej.
Zarządzanie zmianą i ryzykiem w projektach marketingowych
Dynamika i brak przewidywalności, to codzienność projektów marketingowych. Otwarte podejście i gotowość zespołów projektowych do zmian wymaga posiadania wiedzy i kompetencji, aby skutecznie je wdrażać oraz wzmacniać. Dlatego odpowiedzialny Manager pamięta o konieczności monitorowania postępów prac, przygotowaniu planu zarządzania zmianami i ryzykiem. Umiejętność identyfikacji, analizy i oddziaływania na pojawiające się problemy umożliwia zapobieganie ich negatywnym skutkom.
Warto więc, aby w każdej agencji pojawiła się mini procedura zarządzania ryzykiem wraz z wykazem najczęściej pojawiających się w tej branży problemów. Proces wprowadzania zmian w projekcie powinien być natomiast uzgodniony z klientem i dobrą praktyką jest, aby był on częścią umowy dotyczącej realizowanego zakresu.
Zarządzanie zespołem projektowym
Zarządzanie zespołem projektowym jest jedną z najważniejszych umiejętności, którą powinien wykazać się Manager. Sukces przedsięwzięcia zależy nie tylko od kompetencji członków zespołu, ale również od jakości współpracy wszystkich stron. W tym celu warto rozwijać umiejętności osobiste oraz interpersonalne. Budowanie trwałych relacji, stałe monitorowanie oraz dbanie o poziom zadowolenia zespołu pozytywnie wpływa na atmosferę. Właściwie dobrani i zarządzani współpracownicy są w stanie wykorzystywać swój potencjał i lepiej się ze sobą komunikują. Odpowiednio zmotywowani efektywniej wykonują swoje obowiązki.
Pokreślić tutaj warto, że osoby pracujące w agencjach często wykazują się dużą kreatywnością i indywidualizmem nie przywiązując dużo uwagi do procesów, budżetów, czy terminów. Rolą Managera jest takie zarządzanie zespołem, aby jak najlepiej wykorzystać jego potencjał twórczy przy efektywnym dostarczaniu usługi dla klienta. Wsparciem może służyć dział PMO (Biuro Zarządzania Projektem), które dopilnuje dokumentacji, terminów i kosztów, odciążając dział kreatywny od pracy administracyjnej.
Narzędzia i programy wspomagające zarządzanie projektami
Na rynku istnieje wiele programów wspomagających Managerów w codziennej pracy. Jednym z najbardziej popularnych narzędzi wykorzystywanych w działaniach operacyjnych jest Microsoft Excel. Program działa za pomocą arkuszy kalkulacyjnych służących do analizy oraz graficznej prezentacji danych. Pozwala przyspieszyć i zautomatyzować codzienną pracę. Ponadto, warto przeanalizować dostępne na rynku rozwiązania on-line, które oferują również możliwość komunikacji w zespole projektowym czy repozytorium dokumentów, np. Wrike, Asana, Nozbe, czy ProjectPlace.
Podsumowanie
Projekt marketingowy należy traktować tak, jak każde inne przedsięwzięcie wymagające umiejętności efektywnego zarządzania. Zarówno Manager jak i członkowie jego zespołu powinni znać podstawowe metody zarządzania projektami oraz techniki ich praktycznego zastosowania w codziennej pracy. Warto, aby rozwijali również kompetencje z zakresu budowania oraz zarządzania zespołem projektowym. Specjalistyczna wiedza pozwoli możliwie najkorzystniej gospodarować zasobami i z sukcesem zrealizować każdy, nawet najbardziej złożony projekt.
Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z zarządzaniem projektami, to koniecznie sprawdź naszą ofertą szkoleniową. Dla managerów oraz całego zespołu projektowego przygotowaliśmy moduł Project management na start. W trakcie warsztatów poznasz podstawowe metody zarządzania projektami oraz ich praktyczne zastosowanie w codziennej pracy.